Manuales administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de las operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente todos los aspectos.
Concepto
Los manuales administrativos son documentosque sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
Objetivos:
 Presentar una visión de conjunto de la organización.
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definirresponsabilidades.
 Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones.
 Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.
 Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores.
 Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,financieros y tecnológicos disponibles.
 Fortalecer la cadena de valor de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal.
 Servir como una fuente de información para conocer la organización.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 Constituir un vehículo de orientación einformación a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

Clasificación

Por su naturaleza o área de aplicación
Microadministrativos: corresponden a una sola organización.
Macroadministrativos: contienen información de más de una organización.
Mesoadministrativos: incluye a una o más organizaciones de un mismo sector deactividades o ramo específico. Se usa normalmente en el sector público.

Por su contenido
De organización: contiene información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, misión y funciones organizacionales.
De procedimientos: constituye un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones, que se constituyen parala realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización.
Incluye la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades, lo quepropicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
De gestión de la calidad: Describe y consigna los elementos del sistema de gestión de la calidad, incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad, responsabilidad y autoridad del sistema.
De historia de la organización: Se refieren a la historia de la organización, su creación,crecimiento, logros, evolución, situación y composición.
Proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, sirve como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones.
De políticas: También conocidos como de normas, incluyen guías básicas que sirven como marco de situación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias.
De contenido múltiple. Concentraninformación relativa a diferentes aspectos de una organización.

El objetivo de agrupar en un solo documento son las siguientes:
 Que sean más accesibles para su consulta.
 Que resulte más viable económicamente.
 Que técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de información.
 Que sea una instrucción del nivel directivo.

De puestos: Conocido también como manual individual o...