MAPRO Monografico

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
(MAPRO)


1. Definición:
El Manual de Procedimientos es un documento de gestión que describe en forma detallada y secuencial las operaciones que se sigue en la ejecución de los procedimientos en cada órgano funcional de una Entidad.

Es un instrumento de información y orientación al personal que interviene directa o indirectamente en la ejecución de los procedimientos.Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
 
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamentetanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales de procedimientos puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.   

 
1.1 Importancia:  
                          
Permite identificar los procesos y suselementos.
Facilita cumplir con los requisitos.
Ayuda a determinar la cantidad aproximada de personal necesario en cada órgano.
Es un punto de partida clave para el costeo de procedimientos.
Optimiza el trabajo en equipo y en consecuencia, contribuye a mejorar el clima organizacional.

1.2 Objetivos:

Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia,responsabilidades y políticas institucionales.
Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.
Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.
Facilitan la inducción de los nuevoscolaboradores de la institución.
Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.
Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.



1.3 Relación con otros instrumentos de gestión:

Los procedimientos del MAPRO deben guardar coherencia con los documentos de gestióninstitucionales que a continuación se indican:
Reglamento de Organización y Funciones - ROF.
Cuadro para Asignación del Persona - CAP.
Manual de organización y funciones – MOF.


1.4 Ventajas.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto, al adiestramiento ycapacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,procedimientos y métodos.



1.5 Características del manual de procedimientos:

Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación.
Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas, mediante un diagrama que corresponda a su verdadera necesidad.
Información clara, precisa y concreta.
Hacer uso racional y...