Matriz de procedimientos

Para representar la Matriz Procesos-Entidades se seguirán los pasos siguientes:
* Identificar los procesos de la Organización.
* Identificar las entidades de datos de la Organización.
* Representar de forma matricial los procesos frente a las entidades de datos.
* Reorganizar la matriz.
* Determinar subsistemas.
* Asignar prioridades de desarrollo.
A continuación sedescriben en detalle cada uno de los pasos:
IDENTIFICACION D ELOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
A partir de entrevistas y reuniones en grupo con los responsables de la Organización se identifican los diferentes procesos de la misma. Se puede establecer una jerarquía dentro de los diversos procesos:
* Nivel funciones de la Organización.
* Nivel procesos que detallan cada una de lasfunciones.
El grado de detalle a que se llega en la identificación de los procesos en que se descomponen las funciones, estará íntimamente relacionado con el grado de detalle con que se definan las entidades de datos de la Organización (resultado de la realización del paso 2).
El objetivo es obtener una Matriz Procesos-Entidades homogénea, en su grado de detalle. Por ello los pasos 1 y 2 se realizaránsimultáneamente.
Un criterio recomendable para desglosar las funciones de la Organización es fijarse en el ciclo de vida de los servicios y/o productos que proporciona dicha Organización. Así, se consideran cuatro etapas del ciclo de vida del producto o servicio:
Etapa 1: Necesidades, planificación, evaluación y control.
Se engloban aquí todas las funciones y procesos que determinan la cantidadque se requiere del producto o recurso, la planificación necesaria para obtener dichos productos o recursos y la evaluación y seguimiento de este plan.
Etapa 2: Adquisición o implantación.
Comprende el conjunto de funciones y procesos que se realizan con el fin de desarrollar un producto o servicio, o para obtener los recursos que serán utilizados en su desarrollo. Por ejemplo: contratación depersonal en un Ministerio, adquisición de películas en una Filmoteca, etc.
Etapa 3: Mantenimiento.
Comprende el conjunto de funciones y procesos destinados a formar, perfeccionar, modificar o mantener los recursos de apoyo y a almacenar o controlar la evolución del producto o servicio. Por ejemplo: seguimiento de expedientes, seguimiento de los servicios profesionales y trayectoriaadministrativa del personal.
Etapa 4: Fin o Disposición.
Se engloban aquí el conjunto de funciones y procesos que ponen fin a la responsabilidad de la organización respecto a un determinado producto o servicio, o que determinan el uso final de un recurso. Por ejemplo: el cese o jubilación de personal, la suspensión de un servicio por parte de un Organismo Oficial.
Además de considerar cada una de las cuatroetapas del ciclo de vida mencionadas, será conveniente fijarse en tres fuentes principales para identificar los procesos:
(a) Procesos de planificación y control.
(b) Procesos que tratan productos o servicios que produce o presta la Organización.
En este caso se considera que la Organización tiene un grupo principal de productos o servicios, o bien que la administración de los mismos sigueprocesos similares.
Es conveniente fijarse previamente en los objetivos de la Organización, con el fin de especificar en detalle el producto o servicio. Por ejemplo, en una Filmoteca un estudio en detalle mostraría que el producto no son meramente las películas, sino que habría que considerar como servicios:
1. Fomento de la producción nacional de películas.
2. Divulgación de las artescinematográficas.
(c) Procesos que tratan los recursos de apoyo que necesita la organización para producir o prestar servicios.
Se podrían considerar cuatro recursos básicos:
* Materiales.
* Finanzas.
* Instalaciones.
* Personal.
La evolución del ciclo de vida de productos, servicios y recursos, permitirá obtener todos los procesos del tipo b) y c). En cuanto a los procesos...