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CONTROL INTERNO DE NOMINA
El establecimiento de normas y políticas adecuadas de administración de personal son de tal importancia, como el éxito o fracaso de una empresa depende en un altísimo porcentaje de ello.
Las actividades de control interno deben comenzar a funcionar desde el momento mismo en que la persona es entrevistada, pasando luego a la selección o contratación, ejecución deltrabajo, remuneración y despido o retiro de la empresa.

NORMAS DE CONTROL INTERNO
Las normas de control interno que se mencionan a continuación representan fortalezas que darán una razonable seguridad en cuanto a si los recursos que la empresa destina a la remuneración al trabajo, están siendo adecuadamente administrativos
1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:
a. La contratación delpersonal
b. El salario a pagar
c. Las deducciones que se realizaran por nomina
d. Horas extraordinarias y otros pagos especiales

2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:
a. Preparan la nomina
b. Aprueban la nomina
c. Pagan la nomina

3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo trabajado

4. Encaso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de manera que la producción del trabajador pueda ser determinada

5. Debe existir separación de funciones:
a. Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nomina y paga la nomina
b. Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nomina

6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamentenotificados al departamento de nomina

7. El tiempo a pagar a cada trabajador deben ser aprobado por el jefe del departamento respectivo

8. Los cálculos hechos en la nomina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores

9. El pago de la nomina debe ser aprobado por un funcionario responsable

10. Cuando la nomina sea pagada con cheque o mediante abono en cuentas bancarias de lostrabajadores:
a. Debe existir una cuenta bancaria que se utilice solo con ese objetivo
b. La cuenta bancaria de nomina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nomina y de la que paga
c. La persona que realiza la conciliación bebe recibir directamente al estado de cuenta bancaria

11. Cuando la nomina se paga en efectivo:
a. Debe hacerse un retiro del bancoexactamente por el neto a pagar
b. Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños

12. Cuando la nomina sea pagada por medio electrónicos; en este caso deberán ser tomadas algunas provisiones tales como:
a. Deben ser procesadas en internet por personas con autorización de firma electrónica
b. Las personas que elaboran la nomina deben ser diferentesa las que la procesan por internet

13. Cada trabajador al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el calculo

14. El pago de la nomina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario del departamento de nomina

15. Los sueldos no reclamados deben ser custodiados por una persona diferente a la queelabora la nomina o hace los pagos y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad

16. Los sueldos no reclamados deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudente registrando el correspondiente pasivo por eses concepto

17. El pago posterior de sueldos no reclamados debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nomina

18. Losfuncionarios que pagan la nomina deben ser rotados periódicamente

19. La distribución contable de la nomina deben ser revisada por una persona que no aparezca al departamento de nomina

ELABORACION DE LA NOMINA
El proceso de elaboración de la nomina comienza cada vez que se inicia un periodo de pago. Estos periodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el artículo 150. La...
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