Navidad en las montañas

CORRESSPONDENCIA
DE
ENTRADA

* Carta de pedido

* Carta de información

* Carta de documentación

* Cartas personales y confidenciales

Se clasifican por asunto

Se clasifican por orden cronológico

Se clasifican por alfabético

Se clasifican por asunto

SISTEMA DE CLASIFICACION

Los sistemas de clasificación más conocidos son:

El alfabético: toma como base elabecedario.

El cronológico: se basa en las fechas de los documentos.

La geográfica: toma como punto de partida los nombres de localizaciones, ciudades, países, estado, entre otros.

Reúne todo lo concerniente a un mismo asunto o tema, cada una de las cuales forman un expediente.

El numérico: en este sistema se asigna un número consecutivo a cada expediente, sirve también comocomplemento de los sistemas anteriores, especialmente del temático.

Los sistemas de clasificación se dividen, a su vez en directos e indirectos los primeros son aquellos que no requieren catálogos, registros, referencias o índices para su consulta es necesario utilizar guías auxiliares.

Sistemas alfabéticos

En este sistema los documentos se archivan con base en el abecedario tomando enconsideración el nombre de las personas u organizaciones y utilizando para ellas guías divisora: en la saliente se ubica la letra correspondiente la cual facilita la localización del expediente para clasificar correctamente los nombres, se deben tener en cuenta las indicaciones siguientes:

a) El nombre completo de una persona consta de nombre y apellidos paternos y maternos por lo que primeo se anotael apellido paterno después el materno y por último el nombre, separando este último con una coma.

b) Si existen dos o más personas con el mismo apellido paterno se alfabetizara por materno, pero de manera que se escriba primero el apellido paterno por ejemplo: los expedientes de Manuel López Bernal, patricia López flores, Luz López Díaz quedaran archivados en la letra L pero en el ordensiguiente:

c) Si dos o más personas tienen el mismo apellido paterno y materno se alfabetizara por nombre, por ejemplo: los expedientes de esteban Orozco corona y Roberto Orozco corona quedaran archivados en la letra o de la siguiente forma:

d) Si la persona tiene e un título académico, eclesiástico o militar, se escriba su abreviatura entre paréntesis después del nombre por ejemplo:e) Los documentos de mujeres casadas o viudas se pueden archivar de dos formas, según las necesidades de cada empresa.

Apellido del esposo nombre, apellido paterno y la preposición entre paréntesis o la abreviatura Vdo. de, sin olvidar que si tiene un titulo siempre ira.

EQUIPO:

Entre el equipo más usual y fácil de adquirir se encuentran los siguientes:

* Carpetas
* Portacarpetas
* Folder
* Guías
* Etiquetas o marbetes
* Índices o jinetes

MOBILIARIO

* Archivero convencional
* Archivero lateral
* Cajas

CLASIFICACION

La técnica para ordenar documentos (informes, cartas, solicitudes, etc.) se conoce como clasificación para conocer bajo que denominación se archiva correspondencia, se toma en consideración lo siguiente:

a)Nombre de la persona o empresa
b) Fecha en que se expide o recibe
c) Nombre de la entidad geográfica
d) Asunto que trata el texto
e) Numero u oficio

La clasificación exige atención minuciosa ya que las fallas en el archivo causan graves problemas en los negocios y obstaculización, el avance de cualquier empresa, porque la historia de esta se apoya principalmente acervo de losdocumentos que a utilizado desde su inicio. Para clasificar adecuadamente, se debe de seleccionar un sistema con base en las necesidades de la empresa y elegir el que mejor se adapte a su existencia. El buen resultado de la clasificación empleada en el archivo dependerá además del mobiliario, del equipo y los materiales utilizados.

ARCHIVONOMIA

Introducción:

Es la materia que enseña la...