Normas De Gestion Documental

1. Objetivos
2. Sensibilización y normatividad archivística
3. El programa de gestión documental
4. Procesos de un programa de gestión documental
5. Formación de archivos según el ciclo vital de los documentos
6. Anexo
7. Bibliografía
Con el fin de facilitar a NUESTROS CLIENTES la consulta y el conocimiento sobre la LEGISLACION ARCHIVISTICA Y DOCUMENTALCOLOMBIANA, COLARCHIVOS LTDA, entrega la presente guía, que servirá como material de apoyo didáctico y a la vez orientará la adecuada implementación de los programas de gestión documental PGD para nuestros clientes.
Objetivos
Informar sobre la normatividad vigente, relacionada con los archivos y reflexionar sobre las consecuencias que implica su incumplimiento.
Brindar lineamientos generales sobre la importanciay adopción de los programas de gestión documental.
JUSTIFICACIÓN:
El Archivo General de la Nación de Colombia mediante el Sistema Nacional de Archivos con el apoyo de la Contraloría General de la República propenden porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendodirectrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que contribuyan a la racionalización del uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.
De igual forma el AGN y la Contraloría velarán por el cumplimiento de las normas archivísticas, cuya observancia redunda en la adecuada organización, conservación, uso y acceso dela información.
Sensibilización y normatividad archivística
Este tema tiene como finalidad hacer un recorrido por las principales normas que regulan la función archivística del país, partiendo del marco constitucional, las leyes y decretos y los desarrollos reglamentarios del Archivo General de la Nación y de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos.
Para que el Programa de Gestión Documental puedaser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación, así como las demás normas aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental:
NORMATIVIDAD GENERAL
Constitución Política de Colombia.
Artículo 8. "Esobligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
Naturales de la Nación".
Artículo 15. "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivosde entidades públicas y privadas. 
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. 
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. 
Con el fin de prevenir lacomisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36)horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar". (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).
Artículo 20. "Se garantiza a toda persona la...