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-U-D-E-C-
Universidad de Cundinamarca

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

2006

CONTENIDO
Pág.

PRESENTACIÓN 6

INTRODUCCIÓN 7

OBJETIVOS DEL MANUAL 8

1. CONCEPTOS BÁSICOSEN LA GESTIÓN DOCUMENTAL 9

2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE
COMUNICACIONES OFICIALES 10

1. PROCESO 1. PRODUCCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 10

2.1.1 Procedimiento 1. Elaborar comunicaciones oficiales
2.1.2 Procedimiento 2. Firmar comunicaciones oficiales
2.1.3 Procedimiento 3: Radicarcomunicaciones oficiales producidas
2.1.4 Procedimiento 4: Registrar comunicaciones oficiales producidas

2.2 PROCESO 2. RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 17

2.2.1 Procedimiento 1. Recibir Comunicaciones Oficiales y otros tipos de
envíos postales
2.2.2 Procedimiento 2: Radicar Comunicaciones oficiales recibidas
2.2.3Procedimiento 3: Registrar comunicaciones oficiales recibidas

2.3 PROCESO 3. DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y 20
OTROS ENVIOS

2.3.1 Procedimiento 1. Programación de Recorridos
2.3.2 Procedimiento 2. Clasificación y distribución de Comunicaciones Oficiales

4. PROCESO 4. TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Y
OTROS ENVÍOS POSTALES 212.4.1 Procedimiento 1. Control de trámite en las Unidades Administrativas
2.4.2 Procedimiento 2. Control de trámite en la Unidad de Correspondencia
2.4.3 Procedimiento 3. Plazo para el trámite oportuno de las Comunicaciones

3. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN TIPOS
DOCUMENTALES ESPECIALES 23

3.1 PROCESO 1. PRODUCCIÓN DE ACUERDOS Y RESOLUCIONES23

3.1.1 Procedimiento 1. Elaborar Acuerdos
3.1.2 Procedimiento 2. Elaborar Resoluciones

3.2 PROCESO 2. PRODUCCIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS 24

3.2.1 Procedimiento 1. Elaborar Contratos
3.2.2 Procedimiento 2. Elaborar Convenios

4. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA GESTIÓN DE ARCHIVO 28

4.1 PROCESO 1. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

4.1.1 Procedimiento1. Apertura de Series Documentales
4.1.2 Procedimiento 2. Organización de Series, Subseries, Expedientes y
Tipos Documentales 28
4.1.3 Procedimiento 3. Inventario Documental
4.1.4 Procedimiento 4. Transferencias Documentales

4.2 PROCESO 2. ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL 35

4.2.1 Procedimiento 1. Recibir de las OficinasProductoras las transferencias
Documentales.
4.2.2 Ubicar los documentos transferidos en los depósitos de archivo central
4.2.3 Elaborar el inventario topográfico de los documentos transferidos

3. PROCESO 3. ORGANIZACIÓN ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO 36

1. Procedimiento 1. Seleccionar series documentales que deben reposar en el archivo histórico.
2. Procedimiento 2.Trasladar del archivo central al archivo histórico los documentos seleccionados.

5. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSULTA Y PRÉSTAMO
DE DOCUMENTOS 38

5.1 PROCESO 1. CONSULTAS 39

5.2 PROCESO 2. PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS 39

5.2.1 Procedimiento 1.Utilizar Ficha ó Guía de Afuera
5.2.2 Procedimiento 2. Solicitar Visto Bueno del Jefe de la Dependencia
5.2.3 Procedimiento 3. Colocar denuncia por pérdida de documentos
5.2.4 Procedimiento 4. Reglamento para la prestación del servicio

6. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA ALMACENAMIENTO Y
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 42

1. PROCESO 1....