Normas internacionales aplicables en archivos

El acuerdo respecto de los objetivos y los principios de la descripción es unánime, pero, sin embargo, no ocurre lo mismo respecto a los tipos de instrumentos y su elaboración, incluso dentro de cada país. Esta falta de normalización produce efectos negativos, como la deficiente información proporcionada a los usuarios o la imposibilidad de acceder a sistemas de información archivísticos deescala nacional, entre otros.
En bibliotecas, museos y centros de documentación cuentan con redes nacionales e internacionales desde las que se puede acceder desde cualquier sitio y buscar cualquier información. En el caso de los archivos, se va en la misma línea, pero las realizaciones son diferentes por ciertos motivos. Así, ha habido tradicionalmente una menor sensibilidad de los archiveros ante lanecesidad de normalizar sus actividades. Además, los usuarios siempre han pertenecido a un sector más restringido y especializado, pero el público que lo sustituye es más heterogéneo, y está familiarizado con las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información. Por último, está la influencia de los modelos administrativos, distintos en el tiempo y en el país.
La normalización esposible y necesaria por razones de coste, cooperación, comprensión y comunicación. Las normas descriptivas son un canon de comunicación entre creadores de documentos, gestores de información y usuarios, cuyo desarrollo facilitará la comprensión de los instrumentos, la naturaleza de los documentos y su contenido. Además, se favorecerá el desarrollo archivístico y se agilizará la cooperación entrearchiveros y con los demás profesionales de la información.
En el ámbito internacional se han realizado avances decisivos respecto a la normalización archivística. El Consejo Internacional de Archivos (CIA) viene desarrollando desde 1989 diversas iniciativas encaminadas a establecer la normativa para la descripción archivística. En primer lugar, se celebró una reunión (1989) para elaborar un plan deacción a largo plazo, y en la segunda reunión (1990) se elaboró un borrador de declaración de principios y se acordó redactar una norma general e invitar a organismos no gubernamentales a participar en su futuro desarrollo. En 1992 se celebró en Madrid una reunión donde se adoptó el texto de la Declaración de principios sobre la descripción archivística. Se redactó el “Proyecto ISAD (G)”, NormaInternacional General de Descripción Archivística, cuya versión definitiva se aprobó en 1993, en Estocolmo, y se estableció un periodo de cinco años para contrastar su validez. Pasado ese tiempo y considerando las aportaciones recibidas para mejorar el resultado, el Comité de Normas de Descripción, en 1999, en Estocolmo, adoptó la versión definitiva, publicada, presentada y aprobada en el XIVCongreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla en 2000.
El fundamento teórico para la elaboración de la norma es la Declaración de principios, y le atribuía unos propósitos aún patentes, como asegurar la creación de descripciones consecuentes, apropiadas y que se expliquen por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre el material archivístico; permitir elintercambio de datos de encabezamientos autorizados; y hacer posible la integración de descripciones de diferentes depósitos en un sistema unificado de información.
Entre las premisas teóricas están: la descripción se dispone y exhibe de lo general a lo particular, de acuerdo con el principio de procedencia; los principios se han concebido para documentos seleccionados y organizados, de conservaciónpermanente; la unidad de descripción más amplia es el fondo, cuyas partes constituyen niveles subsecuentes; y se establece un modelo jerárquico de los niveles de organización del fondo y de las partes que lo constituyen, los cuales son, a su vez, niveles de descripción.
Las normas internacionales necesitan para su correcta aplicación y como complemento normas nacionales que resuelvan el problema...