Operar procedimientos para el control de efectivo

MÓDULO : OPERAR PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE EFECTIVO


Cada una de las diferentes entidades o empresas normalmente maneja el efectivo que posee por medio de dos cuentas, una de ellas es caja y la otra es bancos.
En virtud de la vital importancia que tiene el efectivo dentro del ciclo de operaciones de la empresa, ya que es el principal elemento en el proceso de cobros y pagos, se debetener especial cuidado en el manejo del mismo, para contribuir al éxito y crecimiento del negocio.
El análisis de cada una de las cuentas citadas, se realiza en los siguientes puntos.

CAJA

Es una cuenta de Activo Circulante (AC) y representa el dinero en efectivo que es propiedad de la empresa.
* Esta cuenta aumenta cuando se recibe dinero en efectivo y disminuye cuando se realizan pagosen efectivo.

SE CARGA:

 Al inicio del ejercicio, del valor del efectivo existente
 Durante el ejercicio, del valor del dinero que ingrese a caja
 Del valor de los sobrantes de efectivo existentes al efectuar el arqueo de caja
SE ABONA:

 Del valor del efectivo que egrese de caja
 Del valor de los faltantes que reflejen los arqueo, que estén dentro de los márgenes absorbidos por laempresa
 Del valor de su saldo, para saldarla al final de ejercicio
NOTA.- al final de la parte teórica de la antología ver el ejemplo de un formato de control de caja.
El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor de la existencia en efectivo. Aparece en el balance general (bg), en el grupo de Activo Circulante.

Como protección contra pérdidas o malos manejos del efectivo, laempresa debe establecer un buen sistema de control, en el cual contemple que todos los pagos se hagan con cheque, en algunos casos esto se hace también por disposiciones legales. Sin embargo, es muy costoso pagar con cheque pequeñas cantidades (gastos menores) por lo cual la mayor parte de las empresas tiene disponible un fondo de efectivo para efectuar dichas erogaciones; este fondo se conoce como CajaChica o Fondo Fijo de Caja Chica.

FUNCIONAMIENTO DEL FONDO FIJO O CAJA CHICA

El sistema de caja chica funciona de la siguiente manera:

CREACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA

Consiste en determinar la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual se entrega a la persona responsable del manejo del mismo, por medio de un cheque.
El asiento contable para registrar la creaciónde la caja chica, se realiza cargando a la cuenta de Caja Chica o Fondo Fijo y abonando a la cuenta de Bancos, como se muestra a continuación:

CONCEPTO DEBE HABER
Caja Chica 3,000.00
Bancos 3,000.00
Creación del fondo fijo




El responsable de caja chica debe llevar un control de los desembolsos que efectúe mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales convieneanotar el concepto del pago y la persona que lo solicitó. En todo momento el encargado debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, en comprobantes o en ambos.
Es conveniente establecer el monto máximo de pagos en efectivo, de acuerdo con las necesidades particulares de cada empresa.
Su control es muy sencillo, por que el encargado tendrá dinero o comprobantes que, sumados,deben coincidir con el monto del fondo.
El monto de caja chica deberá ser el necesario para cubrir las necesidades de operación, considerando el tiempo que se requiere para efectuar el reembolso y recibir el efectivo sin que se agote el mismo.

MOVIMIENTO DE LA CUENTA DE CAJA CHICA

SE CARGA
 Por el monto de la creación del fondo fijo
 Por el monto del aumento del fondo fijo

SE ABONA Por el importe de la disminución del fondo fijo
 Por el importe de la cancelación del fondo

Cuando el responsable del manejo del fondo fijo considere que el mismo esta por agotarse, deberá solicitar la reposición de los pagos realizados. Para ello tendrá que elaborar un reporte en donde especifique los conceptos de cada uno de los desembolsos efectuados.










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