Organización de Archivos

MINI/MANUAL No 4
TABLAS DE RETENCION Y
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Directrices básicas e instructivos para su elaboración
(Versión Actualizada)

Julia Godoy, Imelda López, Clara Casilimas y otros
DIVISION DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
Archivo General de la Nación

INTRODUCCION
Desde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de Retención
Documental (TRD) hasido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo
General de la Nación de Colombia, ente rector de la política archivística, como para los
archivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema
Nacional de Archivos.
La Junta Directiva del Archivo General de la Nación por medio del Acuerdo 12 de 16 de
octubre de 1991 fijó un plazo de seis meses para lapresentación de las TRD de los
Organismos Nacionales del Orden Central. Para realizar este trabajo el AGN buscó la
colaboración de expertos, al cabo de la cual algunas de las entidades del sector públi co
presentaron sus TRD.
En vista de que no todas las entidades dieron cumplimiento a dicha disposición, el
Gobierno Nacional promulgó el Decreto 1382 de 18 de agosto de 1995 "Por el cual sereglamenta la ley 80 y se ordena la transferencia de los archivos de los Organismos
Nacionales al Archivo General de la Nación" que también obliga a todos los Organismos
Nacionales a presentar sus TRD en un plazo de sesenta días, contados a partir de la fecha de
su publicación. En cumplimiento de este Decreto, la Junta Directiva del Archivo General de
la Nación expidió los Acuerdos 8, 9, 11 y 12de 1995 y 006 de 1996.
Para facilitar la aplicación del Decreto en mención, el Archivo General de la Nación
convocó a los jefes de archivo de los Ministerios y de sus organismos adscritos y
vinculados a un taller sobre directrices para la elaboración y presentación de las TRD. La
base material para el desarrollo del taller la constituyeron encuestas de diagnóstico,
formatos, instructivos ylineamientos fundamentales tanto para conocer los acervos
documentales como para iniciar su valoración.
El bagaje teórico previo para la elaboración de este material se enriqueció con los talleres y
sesiones adelantadas con los asesores Agnes Etienne Magnien de los Archivos Nacionales
de Francia; José Antonio Ramírez Deleón y Juan Manuel Herrera Huertas, del Archivo
General de la Nación deMéxico y Louis Garón de los Archivos Nacionales de Quebec,
Canadá, en desarrollo del Proyecto de Normatividad Básica para Archivos en Colombia,
quienes además aportaron documentos y publicaciones sobre los temas de Valoración,
Selección y Retención Documental.

El minimanual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivos de la
administración, para normalizar los procesosarchivísticos relacionados con la gestión
documental. Como objetivos específicos se señalan los siguientes:
Desarrollar los principios enunciados en el Reglamento General de Archivos y dar
cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en torno a Tablas de Retención y Transferencias
Documentales.
Precisar conceptos relacionados con los procesos de identificación, valoración,
selección y eliminacióndocumentales, entre otros.
Promover la elaboración y aplicación de Tablas de Retención en cada entidad.
Apoyar la elaboración de Tablas Generales de Retención Documental de las Entidades
de la Administración Nacional.
Racionalizar y Regular los procesos de Transferencias Primarias y Secundarias.
Facilitar las labores de organización física de la documentación histórica tanto para el
embalaje comopara la ubicación en los depósitos del Archivo General de la Nación
cuando fuere del caso.

Este manual incluye tres temas:
Tablas de Retención Documental: Se señalan las bases legales, las pautas y los
procedimientos para su elaboración y presentación. Incluye, además, una lista de
términos asociados con la administración de documentos, algunos de los cuales no están
contemplados en el...