Organización de reuniones

ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y DIRECCIÓN DE GRUPOS
Y EL TRABAJO EFICAZ EN EQUIPO

1. INTRODUCCIÓN (diapositiva 2)
Para dirigir adecuadamente una reunión se deben de conocer las distintas fases que la componen, y cuyo cumplimiento constituye “el desarrollo de la reunión”.
Debido a la numerosa variedad de reuniones de trabajo, es difícil establecer etapas únicas para cada una de ellas, pero entérminos generales, en la mayoría habrá primero una toma de contacto, un comienzo; luego el tratamiento de los problemas y finalmente un cierre y una evaluación.
2. TOMA DE CONTACTO Y PRESENTACIÓN DE LOS PARTICIPANTES
En toda reunión los primeros minutos iniciales serán para la toma de contacto, los comentarios, saludos y presentación de los participantes. Es muy difícil llegar a una reunión yponerse a trabajar, lo normal incluso cuando no se conocen es saludarse de forma ritual y continuar la conversación con algún tema intrascendente como: fútbol, moda, el tiempo…
BERNE, estudioso de las dinámicas de grupo llamó “pasatiempos” a este periodo de tiempo después del saludo. Mediante el “pasatiempos” las personas establecen un proceso de mutuo conocimiento detectando afinidades ydiscrepancias para una relación posterior.
Quien dirige una reunión debe ser consciente de lo importante que es “romper el hielo” antes de adentrarse en el tema de la reunión. Si no dedicamos unos minutos a ello, las personas se sentirán más tensas, más inseguras y temerosas y esto le llevará a mostrar una mayor disconformidad, aislamiento y menor participación.
Las personas que asisten a una reuniónlo hacen para alcanzar un objetivo común y parece lógico que, al menos cuando no se conocen previamente, se realicen las oportunas presentaciones.
DIFERENTES PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN (diapositiva 5)
1. Rueda de presentaciones: es el método más tradicional, es rápido, neutro y no comprometedor, pero que a su vez tiene el inconveniente de la imagen estereotipada de sí mismos que generalmentesuelen ofrecer los participantes: nombre, apellidos, estudios o cargo y, a veces, edad y situación familiar.
2. Sistema de preguntas: cada participante responde a las preguntas que le dirige el grupo o el propio animador de la reunión. Se les suele pedir a los participantes que hablen de sus gustos, de sus actividades en el pasado, de las razones de su presencia en la reunión, experiencia endeterminados temas. Con esto se consigue romper la monotonía del monólogo y puede resultar de gran utilidad para identificar los intereses de los participantes.
3. Presentación de cada participante por parte de otro miembro del grupo: método de presentación que puede ser entretenido si la gente se halla suficientemente relajada.





COMIENZO DE LA REUNIÓN
Lo primero que debe hacer la personaque preside la reunión es averiguar con que expectativas vienen los participantes. Para esta etapa la mejor opción es utilizar la técnica de “adelantar el final” que consiste en preguntar:
-¿Cómo piensas que te vas a sentir al terminar la reunión?
-¿Qué esperas obtener de la reunión?
-¿Qué objetivos podríamos conseguir trabajando juntos?
-¿Qué supones que va suceder en el transcurso de lareunión?
Dependiendo de las respuestas que den podemos saber cuáles son sus expectativas y lo que piensan sobre la reunión lo cual puede afectar a su desarrollo.
No es conveniente imponerse al grupo mediante la imposición de la propia autoridad como director de la reunión salvo en el caso de que se trate del comportamiento crítico de alguno de los participantes.
DEMORY pensaba que frente a unconflicto lo mejor es dejar que lo resuelva el grupo.
-Pregunta a la clase: ¿Estáis de acuerdo con lo que dice el autor? Alguna sugerencia.
Si el revoltoso es solo uno, el grupo lo calmara sin que el que preside la reunión tenga que enfrentarse, porque si se enfrenta entrará en ganar o perder luchando por el poder. Si gana otros se sentirán mal y quizás les de miedo expresarse libremente por miedo...