Organizacion archivo loteria atlantico
Páginas: 4 (785 palabras)
Publicado: 17 de marzo de 2010
ORGANIZACIÓN FISICA CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
DOCTOR WALBERTO IRIARTE UCROS GERENTE
CARMEN RIVERA OCHOA ADMON DE EMPRESAS Celular 3016854038
INTRODUCCION
La actual administraciónde la Lotería del Atlántico dirigida por el Dr. Walberto Iriarte, gerente , los subdirectores y jefes de cada área consideraron necesario que la entidad debería tener un control eficiente y eficaz entodas sus actividades documentales. Se presenta cierta debilidad en la Institución desde administraciones anteriores a la gobernación del doctor Carlos Rodado ,al no contar con mecanismos escritos yformales que permitan ajustarse a los procesos comunes en la solicitud y conservación de los documentos que conforman el patrimonio documental de la entidad y no cumplir con la Ley 594 – 2000 - LeyGeneral de Archivos.
¿QUE ENCONTRAMOS ?
UN ARCHIVO EN DIFICILES CONDICIONES DE OPERATIVIDAD
NO LIDERA UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
SE DESCONOCE EL CONTENIDO INTERIOR DE LASCAJAS
MARCACION EXTERNA A MANO ALZADA
NO SE HAN ESTABLECIDO SERIES O TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
OBSERVESE LA DESORGANIZACION DE FOLDERES Y LEGAJOS
DIFICULTADES EN LA LOCALIZACION DECUALQUIER INFORMACION
LIBROS Y FOLDERES ACUMULADOS
CARECE DE UNA BASE DE DATOS EN EL SISTEMA
LA IDENTIFICACION DE LAS CAJAS NO CUMPLE CON LA NORMA LEGAL ESTABLECIDA EN LA LEY DE ARCHIVO HUMEDAD CERCA DE LOS DOCUMENTOS
NO SE CUMPLEN PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LOS DOCUMENTOS
LA SEÑALIZACION ESTABLECIDA NO ESPECIFICA EL CONTENIDO DE LOS ESTANTES DIFICULTADES
•CAJAS SIN IDENTIFICACION EXTERNA •DOCUMENTOS CONTAMINADOS •RELACIONES A MANO ALZADA •FALTA DE MANTENIMIENTO A LOS DOCUMENTOS Y DE TRABAJO •DOCUMENTOS DESDE EL AÑO 1956 SIN LEGAJAR •MALADISTRIBUCION DE LA ESTANTERIA •CARPETAS CON NOMBRES Y CONTENIDO DIFERENTE •CARECE DE UN INVENTARIO DOCUMENTAL •NO CUMPLE CON LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
AREA
CAJAS SIN IDENTIFICACION EXTERNA...
DOCTOR WALBERTO IRIARTE UCROS GERENTE
CARMEN RIVERA OCHOA ADMON DE EMPRESAS Celular 3016854038
INTRODUCCION
La actual administraciónde la Lotería del Atlántico dirigida por el Dr. Walberto Iriarte, gerente , los subdirectores y jefes de cada área consideraron necesario que la entidad debería tener un control eficiente y eficaz entodas sus actividades documentales. Se presenta cierta debilidad en la Institución desde administraciones anteriores a la gobernación del doctor Carlos Rodado ,al no contar con mecanismos escritos yformales que permitan ajustarse a los procesos comunes en la solicitud y conservación de los documentos que conforman el patrimonio documental de la entidad y no cumplir con la Ley 594 – 2000 - LeyGeneral de Archivos.
¿QUE ENCONTRAMOS ?
UN ARCHIVO EN DIFICILES CONDICIONES DE OPERATIVIDAD
NO LIDERA UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
SE DESCONOCE EL CONTENIDO INTERIOR DE LASCAJAS
MARCACION EXTERNA A MANO ALZADA
NO SE HAN ESTABLECIDO SERIES O TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
OBSERVESE LA DESORGANIZACION DE FOLDERES Y LEGAJOS
DIFICULTADES EN LA LOCALIZACION DECUALQUIER INFORMACION
LIBROS Y FOLDERES ACUMULADOS
CARECE DE UNA BASE DE DATOS EN EL SISTEMA
LA IDENTIFICACION DE LAS CAJAS NO CUMPLE CON LA NORMA LEGAL ESTABLECIDA EN LA LEY DE ARCHIVO HUMEDAD CERCA DE LOS DOCUMENTOS
NO SE CUMPLEN PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LOS DOCUMENTOS
LA SEÑALIZACION ESTABLECIDA NO ESPECIFICA EL CONTENIDO DE LOS ESTANTES DIFICULTADES
•CAJAS SIN IDENTIFICACION EXTERNA •DOCUMENTOS CONTAMINADOS •RELACIONES A MANO ALZADA •FALTA DE MANTENIMIENTO A LOS DOCUMENTOS Y DE TRABAJO •DOCUMENTOS DESDE EL AÑO 1956 SIN LEGAJAR •MALADISTRIBUCION DE LA ESTANTERIA •CARPETAS CON NOMBRES Y CONTENIDO DIFERENTE •CARECE DE UN INVENTARIO DOCUMENTAL •NO CUMPLE CON LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
AREA
CAJAS SIN IDENTIFICACION EXTERNA...
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