Organizacion contable

Introducción:
Si consideramos que de la información contable (balance, estado de resultados, estado de origen y aplicación de recursos) surgen los principales informes y estudios de control y resultados sobre los que la administración se basa para la toma de decisiones, es necesario que la contabilidad tenga una optima organización para que sea un reflejo de la actividad real y del grado derendimiento de las diferentes funciones operacionales de la empresa o de los bienes o servicios que vende o fabrica.
En la actualidad la complejidad de las empresas cada día va en aumento: más operaciones, mayor número de personal, expansión empresarial, etc., esto obliga a la administración a realizar numerosas distribuciones de los datos contables basado en diversos criterios, que responden adistintas situaciones.
Un gran número de estas distribuciones y análisis son actualmente fáciles de llevar a cabo mediante el uso de equipo mecánico y electrónico, el cual permite ampliar considerablemente el campo de acción de la contabilidad.

Necesidades de la racionalización contable
La contabilidad abarca una serie de problemas que interesan a todas las funciones operacionales (producción,ventas, personal, etc.) La contabilidad expresa, en valores, los hechos económicos y contables de la gestión y procede a su síntesis y análisis para alcanzar el conocimiento de los aspectos más significativos y más útiles en la relación con los objetivos que se proponen lograr.
Para poder resolver eficazmente estas funciones, es necesario que la actividad desarrollada por la oficina o eldepartamento de contabilidad este planeada, organizada y controlada.
Debe ser organizacionalmente apropiada a las exigencias, tanto de la administración como del área financiera en su totalidad; por ello es necesario fijar los objetivos por alcanzar, los procedimientos a seguir las tareas por desarrollar.
Es preciso determinar hasta que limites se han realizado los objetivos previstos, la eficacia delos medios empleados para alcanzarlos y en fin la determinación de las medidas necesarias en caso de que los objetivos no se hayan efectuado o hayan sido mal realizados.
Únicamente en este contexto la contabilidad general puede llevar a cabo satisfactoriamente sus funciones y constituir el instrumento indispensable para una gestión eficiente.
De otra manera tendría: costos elevados, informacióninsuficiente y mala implantación de procedimientos. Cuando no ha sido racionalmente organizado y controlado, el trabajo contable tiende a desarrollarse de manera desordenada y lenta, lo que provoca que los directivos no cuenten con información actualizada.
Archivo de los datos contables
El archivo contable tiene una gran importancia desde varios puntos de vista:
* Porque el Código deComercio prescribe la conservación de los documentos contables, durante 5 años.
* Porque un archivo bien organizado constituye una premisa necesaria para el desarrollo de una gestión adecuada y consistente, conformando de esta forma, la fuente de información y la memoria de los organismos.
El archivo es un instrumento que debe adaptarse a las dimensiones y a las exigencias de la empresa. Por tanto,los documentos utilizados o producidos por la oficina o departamento de contabilidad pueden clasificarse en 2 grupos:
* Documentos de base que han dado origen al registro. Por ejemplo, facturas de proveedores, copias de facturas enviadas a los clientes, notas de adeudo de bancos, pólizas cheque, etcétera.

* Documentos e impresos que han servido para realizar el registro. Por ejemplo,registro general de operaciones, si se usa, hoja de diario, situaciones contables, fichas, presupuestos, etcétera.
Las facturas de proveedores, clientes, notas de bancos, etc. Se archivan habitualmente, según un criterio nominal: una carpeta para proveedores, clientes y bancos. Asimismo, las carpetas, reagrupadas según la naturaleza de los documentos que recogen, se disponen en orden alfabético....