Organizacion del departamento de Compras


1.- Introducción
Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atención en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operación.
Para que se logre obtener una adecuadaorganización de éste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar.
Para que se dé la coordinación necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura de la organización, la centralización o descentralización deactividades, la sencillez de la organización propia del departamento, la armonía con la que se trabaje en relación con los demás departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia.
2.- Marco TeóricoFunciones de compras: consiste en obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta, al precio conveniente.
Abastecimiento en la empresa: Toda empresa, cualesquiera que sean sus actividades tiene la necesidad de obtener ciertos bienes o servicios para susoperaciones. La empresa industrial se abastece de materias primas, muebles, maquinaria y servicios necesarios para sus procedimientos de producción. La empresa comercial compra productos que se revenderán con una utilidad. La empresa de servicios obtiene los muebles y equipos que serán necesarios para sus procedimientos administrativos.
Ciclo de compra: El ciclo de la compra que consiste en una serie deactividades o etapas que se encadenan e inician en una demanda interna denominada “Requisición de compra” y los servicios que implica.
Emisión de una requisición de compra: Esta es la etapa en la que se comunica la necesidad al departamento de abastecimiento. Esto puede hacerlo cualquier departamento de la empresa o exclusivamente el departamento de control de inventarios. Esta última práctica esla más común en la mayoría de las empresas.
Análisis de requisición: Aquí se analizan algunos puntos como: Si es una compra normal, existe un contrato con el proveedor, es satisfactorio el último proveedor y si ha cambiado el mercado.
Investigación y elección de un proveedor: Esta etapa existe en las siguientes situaciones:
Compras nuevas
Compras importantes desde el punto de vista económicoo técnico
Insuficiencia del proveedor actual
Evolución del mercado (disminución de los precios, aparición de un nuevo producto, de un nuevo proveedor)

La investigación y elección de un proveedor comprende las tres siguientes actividades:
1.- Elaboración de una lista de proveedores aceptables
2.- Elaboración de cotizaciones o concursos de ofertas
3.- Evaluación delas ofertas y elección de un proveedor

Emisión de una solicitud de pedido: Una vez que se ha hecho la elección se expide al proveedor una solicitud de pedido, la cual constituye el contrato escrito entre la empresa compradora y el proveedor.
Seguimiento de pedido: La responsabilidad del abastecimiento no termina con la expedición de la solicitud de pedido, sino se extiende hasta la utilizacióndel material en las líneas de producción. Entre estas dos etapas es necesario que el responsable de la compra siga el pedido de cerca y proceda a hacer recordatorios y solicitudes de información al proveedor a fin de asegurarse de que el contenido del pedido sea entregado en la fecha prevista.
Recepción e inspección de la mercancía: En el momento de la recepción la inspección se hace...