planeación estratégica


Taller ¡Prográmate!
Planeación estratégica del tiempo

Objetivo:

Facilitar al estudiante la reflexión sobre el uso que realiza del tiempo con respecto a las actividades en los diferentes espacios de su vida (afectivo, familiar, social, académico), a través del reconocimiento de sus condiciones particulares y el establecimiento de una planeación estratégica del tiempo.

Presentación deltema:

¿Qué es la planeación estratégica?

“Es un conjunto de acciones que deber ser desarrolladas para lograr los objetivos estratégicos, lo que implica definir y priorizar los problemas a resolver, plantear soluciones, determinar los responsables para realizarlos, asignar recursos para llevarlos a cabo y establecer la forma y periodicidad para medir los avances”. Cita: ALFREDO ACLETOMASINI


Recordemos… los cinco pasos de David Allen

1. RECOPILAR: “Es importante saber qué necesita ser recopilado y cómo hacerlo. Por tanto, reúna todo lo que demanda su atención en este momento (Personal y profesional, grande y pequeño, a corto mediano y largo plazo) y escríbalo en una libreta, en papeles para archivar, en su computador o en una agenda electrónica. Compile esa información en unarchivo y manténgala siempre a la mano. A esto se le llama el “barrido mental”.

El objetivo es que un saque de su cabeza todo lo que le está quitando tiempo y energía.


2. PROCESAR. Tome cada cosa que escribió y pregúntese: ¿Es algo que se puede hacer?

Si la respuesta es SÍ, escriba enfrente cuál es el resultado que desea obtener de ella. Enseguida, escriba cual es la acción concretaa seguir para empezar a hacerla.

Una vez hecho lo anterior se tienen tres (3) opciones:

a) Hacer las cosas: si algo puede hacerse en dos minutos, entonces debe hacerse inmediatamente.
b) Delegar: si una acción tomará más de dos minutos uno debe preguntarse: ¿soy yo la persona adecuada para hacer esto? Si la respuesta es no, entonces debe delegarse.
c)  Postergar: si una acción tomarámás de dos minutos y uno es la persona adecuada para hacerla, deberá entonces diferirse para más tarde.

Si la respuesta es NO, bótelo a la basura o incúbelo, es decir tenga otra carpeta a la mano para “congelar” este proyecto para cuando tenga más tiempo o sea el momento indicado.


3. ORGANIZAR: Defina a que categoría pertenece cada cosa: ¿Es algo personal? ¿Es una tarea urgente? ¿Puededejarlo para la próxima semana? ¿Es un proyecto?

Abra una carpeta para cada categoría. Muchas tareas pueden demandarle más de un paso para realizarlas. En ese caso, ya nos se trata de simples tareas sino de PROYECTOS. Reúna los proyectos en una carpeta y defina cada uno de los pasos necesarios para su realización. Aquí son muy útiles los calendarios, pues es indispensable que defina las fechas en lasque debe realizar cada acción del proyecto.

Tenga otra lista, donde escriba las tareas que delegó. Así sabrá de quién es responsabilidad y cuándo deben entregársela.


4. REVISAR: Todos los días lea la LISTA DE TAREAS URGENTES y HÁGALAS, o defina los nuevos pasos por seguir con su resultado esperado.

Haga lo mismo con su calendario de PROYECTOS, y con la LISTA DE TAREAS DELEGADAS.Semanalmente, vuelva a practicar el paso 1, es decir el “BARRIDO MENTAL”.

Revise el calendario de PROYECTOS y su carpeta de TAREAS POSPUESTAS. Es necesario revisar periódicamente- idealmente ha-cerlo una vez por semana- para poDer una imagengeneral de cómo fluye el trabajo y la vida personal.

Mensualmente, repase las TAREAS DE LARGO PLAZO para no perder de vista el horizonte y los grandesproyectos.


5. HACER: Para tomar la decisión de qué hacer en cada momento tenga SIEMPRE en cuanta cuatro (4) factores:

a) El contexto: pocas cosas pueden hacerse en cualquier lugar (por ejemplo anotar ideas sobre un proyecto con un lápiz y un papel), pero la mayoría requiere un lugar específico: la casa o la oficina, o tener una herramienta de productividad a mano como un teléfono o una...