Planificación del tiempo

UNIVERSIDAD LATINOAMERICANA DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

Trabajo Grupal:

Implementación de un Sistema de Información Administrativo Financiero para la Dirección Administrativa Financiera (DAF)”.

19 de mayo de 2012

Tabla de Contenidos

1. INTRODUCCIÓN 4
2. ANTECEDENTES DEL PROYECTO 5
2.1. Acerca de la Dirección Administrativa Financiera (DAF) de la ARESEP 5
2.1.1. Funciones yatribuciones 5
2.1.2. Departamentos o Áreas funcionales 6
2.2. Situación Actual de los Sistemas de la D.A.F. 6
3. DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO 8
3.1. Supuestos 11
4. PRINCIPALES INTERESADOS 11
5. ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DE TRABAJO (EDT) 12
6. LISTA DE ACTIVIDADES 13
7. SECUENCIAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES 17
8. TABLA CON LOS ATRIBUTOS DE LAS ACTIVIDADES 178.1. Método Utilizado 22
9. LISTA DE LOS RECURSOS 22
10. RBS 23
11. CRONOGRAMA 23
12. METODOLOGÍA DE CONTROL DE PROYECTOS 23
12.1. Explicación de cómo van a controlar el cronograma del proyecto 23
12.1.1. Reuniones de seguimiento quincenalmente 23
12.1.2. Reuniones de entregables 24
12.1.3. Controles de Cambio en el Alcance 24
12.1.4. Evaluación de rendimiento del equipo25
1.1. Crear plantillas a usar e incluirlas 26
1.2. Justificar porque es la mejor opción 26
2. LECCIONES APRENDIDAS 26
3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 26
4. CONCLUSIÓN 26
5. ANEXOS 29
5.1. Anexo 1: Documento de Solicitud de control de cambio 29
5.2. Anexo 2: Reporte de rendimiento personal 30
5.3. Anexo 3: Solicitud de Cambio de personal 31
5.4. Anexo 4: Minuta dereuniones 32

1. INTRODUCCIÓN
La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, ARESEP, es la responsable de fijar precios y tarifas, así como velar por el cumplimiento de las normas de calidad, cantidad, confiabilidad, continuidad, oportunidad y prestación óptima de los servicios públicos. Dentro de ésta, la Dirección Administrativa Financiera (DAF) es la encargada de planificar,gestionar y controlar la dotación y custodia de los bienes y servicios que requiere la ARESEP para cumplir con su misión.
Por razones de recursos financieros, la DAF ha enfrentado su trabajo cotidiano con herramientas informáticas limitadas. De hecho, laboran día a día con sistemas de tecnología de información en estado de obsolescencia, lo cual supone mayores esfuerzos para atender fuertescargas de trabajo. La información que se obtiene, en muchas ocasiones, carece de dos condiciones básicas: oportunidad y confiabilidad, dados los sistemas y hojas de Excel que se utilizan para llevar a cabo las tareas asignadas.
Los efectos de esta situación que, lógicamente, se ha agravado en el tiempo, han conducido a una vulnerabilidad de los sistemas, una propensión al error y unasobrecarga de trabajo que mantiene a los funcionarios bajo elevados niveles de presión. Producto de esto, se determinó que existe una urgencia apremiante para realizar cambios sustanciales en los sistemas que se aplican para el manejo de los procesos propios de la DAF.
Es en este contexto que la Dirección Administrativa Financiera, con el aval de la Gerencia General, propuso desarrollar elproyecto de la implantación de un “Sistema Integrado Administrativo Financiero”.

2. ANTECEDENTES DEL PROYECTO

3.1. Acerca de la Dirección Administrativa Financiera (DAF) de la ARESEP
La gestión administrativa financiera de la ARESEP, abarca las áreas de Administración Financiera, Proveeduría y Servicios Generales, con funcionalidades como la gestión de transportes, archivo,mantenimiento y vigilancia. En la actualidad, la ARESEP cuenta con aproximadamente 200 funcionarios, de los cuales 42 pertenecen a la DAF en sus distintas áreas funcionales.
La Dirección Administrativa Financiera tiene como función principal: coordinar, dirigir, supervisar, planificar y controlar la dotación y custodia de los bienes y servicios requeridos por la Autoridad Reguladora y proveer...