Políticas de pagos

Finanzas – Política de Pagos Autor: Finanzas Propietario:
Gerencia de Administración y Finanzas

Política de Pagos

Fecha de Emisión: Mayo 2006

Control del Documento Propietario: Gerente de Administración y Finanzas Revisado por: Dirección General Autor: Javier Garcia López Aprobado por: Juan Carlos Velázquez

Historia de Revisiones: Rev Fecha efectiva Descripción Preparada Por

0123/May/2006

Emisión

Javier Garcia

Preparado por: Finanzas

Validez: Permanente

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Finanzas – Política de Pagos

Políticas de Pagos Es política de la compañía establecer la forma de realizar pagos a terceros (proveedores, acreedores y empleados) buscando al correcta segregación de funciones siendo esta área la de mayor sensibilidad para la empresa Objetivo Proporcionaruna guía a la Dirección, Gerencias y Coordinaciones del Grupo SAFFC para la forma de solicitar pagos Alcance Esta política aplica para todos los pagos del Grupo SAFFC de cualquier entidad legal del Grupo y para cualquier línea de negocio Procedimiento (flujograma anexo) • • Recursos Materiales le pasa a Fianzas una Orden de Compra (OC) original y autorizada, así como la factura de proveedor enoriginal y la evidencia de que el material o servicio fue recibido De las compras que por su naturaleza no requieran OC (ver ejemplos de estos pagos en la política de adquisiciones), se hará una orden de pago (OP) (formato Anexo) que detalla la forma y condiciones de pago, esta deberá ser autorizada debidamente en base a los limites de autorización establecidos También se harán pagos a empleadosmediante reembolso de gastos (ver política y formato respectivo) Finanzas decidirá la forma de pago entre transferencia y cheque y lo pasara a Autorización Si el pago es por transferencia, la Dirección o las Gerencias aprobaran en línea el pago Si el pago es con cheque, estos serán devueltos a Finanzas para su posterior entrega al Proveedor Finanzas entregará el cheque o el comprobante de latransferencia los días establecidos como de pago

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NOTA: Los días de pago a proveedores y empleados serán únicamente los días martes y jueves de cada semana.

Responsabilidades • Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones cumplir con esta política para que el pago a terceros se realice eficientemente y sobre todo para minimizar el riesgo de la compañía, siendo este el procesomas delicado de cualquier empresa Es responsabilidad del departamento de Finanzas salvaguardar de la mejor manera posible la actividad de pagos, haciendo estos solo cuando las siguientes condiciones sean cubiertas: Que exista un compromiso de pago de parte de GSAFFC, ya sea a través de una Orden de Compra, de un Contrato o en su defecto de una Orden de Pago (OP)(Formato Anexo) Que los cargos seansoportados por la factura legal/fiscal y en su defecto con autorización de las Gerencias o Coordinaciones

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Preparado por: Finanzas

Validez: Permanente

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Finanzas – Política de Pagos
Que cuente con al documentación necesaria que evidencie que los bienes o servicios han sido recibidos (evidencia de recepción de Material o Servicios) Que las aprobaciones han sido obtenidasen base a los limites de autoridad establecidos 1. El departamento de Finanzas debe de tener documentación soporte para el pago, antes de hacer la transferencia electrónica o el cheque como sigue: Orden de Compra (OC) original debidamente autorizada De ser necesario la evidencia del proceso formal de cotización (en base a las políticas de compra) (ver Política de Adquisiciones) Si el gasto noameritó una Orden de Compra (OC) entonces deberá ser soportado con una Orden de Pago (OP) (Formato Anexo) debidamente autorizada, así como con la documentación que lo soporta Evidencia de recepción de materiales o servicios Factura original del proveedor 2. El departamento de finanzas deberá verificar que las facturas contienen los siguientes datos fiscales para su debida deducción legal: Que el...