Politicas De Gastos

Políticas y procedimientos de solicitud de gastos

1. Para autorizar la contratación inicial del servicio de teléfonos celulares, radios, vales de despensa, vales de comedor, vales de gasolina, pólizas de seguros o de soporte para equipo de telecomunicaciones o cómputo, etc. se debe presentar un presupuesto o cotización firmada por el proveedor respectivo en donde se describan la cantidad,el precio, las condiciones de pago y plazo de su vigencia. Este presupuesto deberá tener el nombre del usuario que recibirá el servicio o producto, así como el nombre y firma del gerente de sucursal que lo autoriza.

2. La solicitud de compra de mobiliario, equipo de cómputo, equipo de transporte, licencias de software del sistema de administración (ERP), del e-commerce, Microsoft office,seguridad, etc.), gastos de importación, estacionamientos, reparaciones de mobiliario, instalaciones, equipo de transporte, de telecomunicaciones o de cómputo, mantenimiento de oficina, renta de automóviles etc. debe venir acompañada de un presupuesto o cotización que deberá estar firmada por el proveedor respectivo y en donde se describan la cantidad, el precio, las condiciones de pago y plazo desu vigencia de la misma. Este presupuesto o cotización deberá tener el nombre del usuario que recibirá el servicio o producto, así como el nombre y firma del gerente de sucursal responsable.

3. En la contratación de eventos, compra de bases de datos, compra de artículos promocionales, servicios de e-mailing o de cualquier actividad de generación que serán pagados con recursos de terceros(parcial o totalmente) la solicitud respectiva debe ser acompañada a su vez de la petición escrita del ejecutivo responsable del fabricante que solicita dicho gasto. En estos casos será necesario anexar copia de las notas de crédito que amparan el pago respectivo. Si los fondos están amparados a través de una factura deberá anexarse copia de la misma y del estado de cuenta donde se aprecie su cobro,así como su registro dentro del sistema de cuentas por cobrar de la empresa. Cuando el costo de estas actividades se absorba con recursos de Team, la solicitud deberá acompañarse del nombre y la firma del gerente de sucursal que solicita la realización de dichos gastos, así como su justificación (retorno sobre la inversión). En ningún caso podrán comprarse vales de despensa, de comedor o degasolina como actividades de generación de demanda interna o de los fabricantes.

4. Los gastos de viaje (gasolina, casetas, peajes, alimentos, etc.) o los gastos a comprobar (representación) deberán solicitarse en el formato, designado para tal efecto, debidamente aprobado por el gerente de sucursal que los solicita. Estos gastos deberán ser comprobados a más tardar dentro de los cinco díashábiles siguientes a la terminación del evento o de que se haya realizado la actividad para la que se solicitaron. Dicha comprobación se presentará para su autorización al gerente responsable y finalmente al director de operaciones y el director general.

5. Tratándose de cursos o certificaciones que serán pagadas con recursos de los fabricantes, se deberá indicar en la cotización o presupuestorespectivo el nombre de los usuarios que las recibirán y a cuál sucursal y unidad de negocio pertenecen. La cotización en cuestión deberá venir acompañada de una copia de las facturas (y copia del estado de cuenta donde se aprecie su depósito) o notas de crédito a favor de Team que servirán para financiar tales cursos. En el caso de que estos gastos sean pagados con recursos de la empresa, lasolicitud debe acompañarse de la firma y justificación (retorno sobre la inversión) del gerente de sucursal que solicita su realización.

6. Los fletes solo podrán solicitarse a las empresas que por su calidad y precio hayan sido seleccionadas previamente para tal efecto. Las facturas que amparen los servicios que estas empresas nos hayan entregado, deberán estar acompañadas, sin excepción,...