presentacion sobre la planeacion EN LA GESTION DOCUMENTAL

GESTIÓN
DOCUMENTAL
JONATHAN STEVE
MESTIZO

PRINCIPIO DE
PLANEACION EN LA
GESTION DOCUMENTAL

LA PLANEACION DIAGNOSTICO

El diseño y desarrollo de un programa de gestión
documental, obedece a unplan de acción con
líneas concretas que facilite su implementación
de manera efectiva, contempla la identificación
de problemas, oportunidades y objetivos. Debe
corresponder a un plan discriminado acorto,
mediano y largo plazo y contar con un órgano
coordinador de la gestión de documentos que
garantice su adecuado desarrollo y a través del
cual se definan las políticas generales de la
gestióndocumental. Se debe implementar  la
elaboración de tablas de retención documental y
las tablas de valoración documental.

REQUISITOS TECNICOS PARA
UNA BUENA PLANEACION
DOCUMENTAL
Se refieren a lascondiciones
o instrumentos  técnicos previos como:
manuales de procesos y procedimientos:
 tablas de retención documental
 tablas de valoración documental
 normas técnicas y normatividad en general
archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de correspondencia
Para lo anterior, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes
condiciones:
 Centralización de la recepción yenvío de los documentos.
 Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos.
 Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación.
 Contar con el Comité deArchivo respectivo el cual deberá tener definido su
  reglamento y funciones.
 Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el archivo
general de la nación.

REQUISITOSADMINISTRATIVOS
PARA UNA BUENA PLANEACION
DOCUMENTAL
Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental
 con todas las funciones administrativas de la entidad. Teniendo en cuenta lassiguientes condiciones:
 Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
 El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a...