Procedimento Para Las Transferencias Documentales

PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

1. OBJETIVO(S):
Realizar la entrega de documentos de los archivos de Gestión al Archivo Central y de éste a las
instancias competentes previo concepto del Comité de Archivo de la entidad, en concordancia con
las normas de archivo vigentes.

2. ALCANCE:

Inicio: Elaboración delcalendario de transferencias anuales, para remisión de Archivos de Gestión
al Archivo Central (transferencias primarias), de acuerdo con las Tablas de Retención Documental
Fin: El envío oportuno de la documentación a la instancia competente, previa aprobación del
Comité de Archivo de la entidad.

3. BASE LEGAL:

Ley 594 de julio 14 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General deArchivos y se dictan
otras disposiciones”.
Decreto 998 de abril 8 de 1997. “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los organismos del Orden Nacional al Archivo General de la Nación,
ordenada por el decreto 1382 de 1995”.
Acuerdo 08 de octubre 18 de 1995. “por el cual se reglamenta la transferencia histórica de los
organismos del ordennacional, ordenada por el Decreto 1382 de 1995”.
Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. “Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de
2000”.

4. DEFINICIONES:

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos deun archivo (Véase Fondo).
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la
planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de
todos los archivos de una entidad.
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DOCUMENTALES
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ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soportematerial,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso
de su gestión.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación
que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinasproductoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan
documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta porlas
propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del
Archivo Central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria
Institucional.
CALENDARIO DE TRANFERENCIAS: Programación que elabora elArchivo Central, para que
las dependencias tengan claro las fechas en que se deben entregar los archivos de gestión.
CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal
(Archivo Central),hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen
las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo
a la estructura orgánico – funcional de la entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de coordinar las...