Procedimiento Control De Documentos

Páginas: 13 (3029 palabras) Publicado: 13 de febrero de 2013
1. OBJETIVO
Establecer y dar los parámetros necesarios para elaborar, modificar, anular, controlar los documentos y los registros del Sistema de Seguridad de la Información y que por su importancia afectan directamente la confidencialidad, integridad y disponibilidad del servicio prestado por OIGAME LTDA.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para elaborar, emitir, revisar, aprobar,modificar, anular y controlar los documentos y registros que se identifiquen como parte del Sistema de Seguridad de la Información de OIGAME LTDA.

3. RESPONSABILIDADES
▪ Es responsabilidad del Líder Sistema de Seguridad de la Información dar las pautas para la correcta aplicación de este procedimiento, así como de mantenerlo actualizado y verificar que se cumplan los requerimientos establecidos en elmismo. Igualmente es su responsabilidad revisar los cambios solicitados a los documentos del SGSI.
▪ Es responsabilidad del Líder Sistema de Seguridad de la Información, y de cada área, que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su distribución.
▪ Es responsabilidad del Líder Sistema de Seguridad de la Información y del responsable de cada área coordinar el control yprevención del uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
▪ Es responsabilidad del Líder del Sistema de Seguridad de la Información y del responsable de cada área asegurarse de que los controles para los registros se cumplan según lo establecido en las listas maestra de registros y los requisitos deeste documento.

4. DEFINICIONES
Para la elaboración, aplicación y cumplimiento del presente documento se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

▪ Documento Controlado: Documento que se ha identificado como parte integral del SGSI de OIGAME y que por su incidencia es necesario establecerlo, documentarlo, implementarlo y mantenerlo. Este puede estar en medio magnético y/o físico deacuerdo a lo establecido en la lista maestra de documentos.
▪ Copia Controlada: Documento que se ha identificado como parte del SGSI y que por el tipo del mismo es necesario entregar una copia impresa, la que debe estar controlada para entrega de versiones posteriores.
▪ Documento Obsoleto: Documento que fue identificado como parte integral del SGSI de OIGAME, pero que fue revisado, modificado ocambiado por una nueva versión o documento.
▪ Documento de Origen Externo: Documento generado por terceros, que incide en el SGSI de OIGAME y que por su importancia es necesario mantenerlo controlado.
▪ Documento de área: Documento que establece información del SGSI de un área especifica y que sirve como referencia para el desarrollo de actividades en los diferentes procesos de laorganización pero que no se encuentra identificado dentro de la estructura documental de OIGAME (Procedimiento, Manual, Instructivo, Planes de calidad, ni Formatos).
▪ Lista Maestra de Documentos: Listado de documentos controlados del SGSI de toda la organización.
▪ Lista Maestra de Registros: Listado de registros de calidad por áreas en donde se establecen los controles para cada uno de los registrosdel SGSI.
▪ Procedimiento: Documento perteneciente a las actividades propias de la organización y del SGSI, en los que se definen actividades y responsabilidades que intervienen en desarrollo de los procesos de la organización.
▪ Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
▪ Manual: Documento que hace parte del SGSI de OIGAME yque compendia lo mas sustancial de uno o varios procesos. Ej.: Manual de Calidad, Manual de Funciones, etc.
▪ Instructivo: Documento que indica el desarrollo de actividades de los procesos operativos de manera detallada.
▪ Planes de Calidad: Documento que especifica que
• Formatos: Documento que contiene la estructura para diligenciar información y en donde se ingresaran datos que...
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