Procedimiento De Cobro

MULTINET S.A. DE C.V.
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE COBRANZA

EL PROCESO DE COBRANZA:

Introducción:

El objetivo principal del Proceso de Cobranzas es sintéticamente: “cobrar todo en el menor tiempo posible”, sin perder la visión de la importancia de conservar la relación comercial con los clientes.

Es por ello que el proceso de cobranza, debe de concentrarse en manejar todas lasvariables que participan en la Ecuación de Cobro, que puede resumirse en lo siguiente:
Ecuación de cobro =Logística de cobranzas+ Análisis de clientes + interpretación del mercado.
* La logística integral de cobranzas: Procedimientos (coactivos o negociados), Métodos (a domicilio, transferencia bancaria) políticas (consideración de cuando se considera una cuenta como morosa, Descuentos por prontopago), estrategias (descuentos, negociación o premios).
* El análisis de todos y cada uno de los clientes, y
* La lectura e interpretación del mercado objetivo, o Grupo de usuarios de los servicios, que proporciona la empresa

SE requiere el monitoreo y evaluación permanente, constante y consistente de los tres frentes de acción mencionados, y, consecuentemente, la generación detodas aquellas acciones correctivas, que estén encaminadas a disminuir los riesgos, para cobrar en tiempo y en forma.

Lo descrito en el párrafo anterior constituye, la labor denominada funcionalmente, Gestión de Cobranzas (Conjunto de Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización de Cobranzas.) tiene por objetivo final, brindar información clasificada y resumida, quemuestre el avance y logros obtenidos, en el manejo de las cuentas por cobrar de la empresa, tendientes a evitar o reducir a mínimos tolerables, el no pago de los clientes.

Necesidad De metodología en la Función Cobranza.
Para poder realizar el trabajo, de la Gestión de Cobranzas, es necesario poseer procedimientos, flujogramas de trabajo, directivas precisas, formularios a ser utilizados,formatos, etc., con el fin de no paralizar ningún proceso operativo y que la atención al cliente se realice, en forma eficiente para que los sistemas de trabajo se desarrollen en forma normal y eficaz.
La Función Cobranza en MULTINET S.A. DE C.V.
En la empresa MULTINET S.A. de C.V. la Gestión de cobranzas tiene sus peculiaridades: por la naturaleza del servicio, la distribución geográfica delcobro, por la modalidad de la venta, (crédito a corto plazo de los servicios), por la heterogeneidad de a su mercado objetivo, es muy particular y característico.
Después de haber realizado observaciones de campo, estudios y consultas sobre el tema, se ha llegado a establecer que La Gestión de Cobranzas en Multinet S.A. de C.V. es un proceso sistemático que comprende 6 fases o etapasinterdependientes, que deben de desarrollarse en forma coordinada. La división del proceso en fases obedece en este caso, a razones metodológicas; pero la función en si es un proceso integrado.
Las fases de la función Cobranza en Multinet S.A. de C.V. son las siguientes:
1. Preparación del cobro, Digitación de Documentos de Cobros, su Control de calidad y su clasificación ,
2. Transferenciadel Programa Diario de Cobro y de documentos.: Consiste en entregar al cobrador las Facturas, Recibos, o Comprobantes de Crédito fiscal y el programa diario de cobro.
3. Acción de cobro: Es la logística, o sea el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo el cobro (percepción de una cantidad adeudada) con calidad, es decir, cumpliendo los requerimientos de los clientes yproduciendo valores añadidos, para la organización.
4. Liquidación de Cobros y Documentos: Esta Fase es un sub- proceso que comprende la entrega-recepción de los documentos, que se han utilizado o generado en la acción de cobro.
5. Archivo de documentos de cobranza: Los documentos que se utilizan o se originan en el proceso de cobranza deben de ser conservados en forma ordenada, y...