PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
1. GENERALIDADES
Al tratar de procedimientos de compras nos referimos a los diferentes pasos u operaciones que hay que realizar para efectuar una adquisición. Su finalidad consiste en bajar el costo de adquisición por medio de sistemas eficientes en la tramitación de las compras, haciendo que dicho trámite sea fácil, rápido y evite demoras innecesarias.
La labor decompras requiere un variado número de actividades que obliga al comprador a contemplar diferentes aspectos como son:
-Trato con diferentes personas y dependencias.
-Recepción de requisiciones por diferentes artículos, muchas veces en gran cantidad y variedad.
-Búsqueda de fuentes de aprovisionamiento y contacto con ellas, para conseguir buenos precios, lenta ó rápidamente.
-Contacto conorganizaciones que tienen sus propios sistemas y procedimientos.

Es necesario, que la e3ntidad disponga de métodos eficientes que aceleren los aspectos rutinarios de la función, sin que por ello se deje de controlar; que permitan servir con efectividad a la dirección del elemento compras y que den al comprador el tiempo suficiente para dedicarlo a la parte técnica de su tarea.

2. TRAMITE EN LASCOMPRAS
Las operaciones que se realizan en toda entidad son las siguientes:
1. Definir la necesidad y hacerla conocer a compras.
2. Determinar Qué y Cuánto hay que comprar.
3. Estudiar las condiciones del mercado en función de la compra a realizar.
4. Escoger las fuentes de aprovisionamiento en las que pueden adquirirse los materiales solicitados.
5. Obtener cotizaciones y seleccionar alvendedor.
6. Confeccionar y remitir el pedido u Orden de Compra.
7. Mantener el contacto con el proveedor para asegurar el cumplimiento oportuno.
8. Recepción, inspección y entrega.
9. Visación de facturas.
10. Informar sobre su funcionamiento.

Estas operaciones constituyen el trámite que se efectúa o que debe efectuarse para realizar una adquisición y que regulada y simplificada evitaráinnecesarias pérdidas de tiempo que aumentan el costo de adquisición.
3. ESTUDIO DE LAS OPERACIONES PARA COMPRAR
3.1 Requisición o Solicitud de Compra.
Es el documento o formulario por medio del cual el que solicita hace conocer a Compras su necesidad después de haberla definido.
Toda adquisición debe iniciarse con una solicitud de compra o requisición que envía aquel que necesita los artículos, afin de que satisfagan su necesidad. Esta solicitud puede tener dos orígenes.
-El almacén o control de inventarios.
-Cualquier dependencia para los artículos que se solicitan por primera vez o para las necesidades de un programa.
En cualquiera de los casos mencionados es indispensable que en la solicitud se especifiquen detalladamente, los datos de los artículos que servirán a Compras.

Losdatos que debe tener la solicitud y que deben figurar en formularios:
-Descripción de los artículos, especificando el símbolo que lo identifique.
-Cantidad necesaria y unidad de salida.
-Fecha en que deben estar disponibles en el almacén.
-Cuenta a la que se cargarán.
-Utilización que se dará al artículo.
-Existencia disponible y consumo pasado y presente.
-Punto de entrega en la entidad.-Fecha de expedición y firmas y autorizaciones correspondientes.

Se incluirán los datos referentes al proveedor y que indiquen:
-Nombre y dirección
-Precio y condiciones de pago.
-Forma de embarque y embalaje.
-Peso aproximado.
-Número y fecha de pedido.
-Fecha de entrega aproximada, a la cual se compromete el proveedor.

3.2 Ruta de la solicitud o Requisición

a) Originada en cualquierdependencia.- Debe ser enviada al almacén donde se indicará si los artículos solicitados existen en el almacén y la cantidad que haya. Con estos datos se remite la solicitud a Compras, donde se establecerá:
–Necesidad de la adquisición.
-Si la cantidad es o no correcta.
-Qué proveedores pueden suministrarla.
-Condición en que solicitan los artículos.

b) Originadas en el almacén.- Es el...