Procedimiento para elaborar informes de calidad

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR INFORMES DE CALIDAD

INFORMES DE CALIDAD

Objetivos:

- Manejar los criterios para la formulación y presentación de informes.

- Manejar reglas generales, mecanismos técnicos y herramientas básicas para la redacción de informes de CALIDAD.

REDACCION DE INFORMES

- Es el producto resultante del trabajo. Reporte donde se da a conocer a los usuarios el gradode correspondencia entre la información y los criterios establecidos.

- Los Informes son organizados para transmitir información en forma ordenada, lógica y objetiva. Lo que se pretende es transmitir información útil para resolver problemas.

- Generalmente el tipo de trabajo realizado determina el modelo del informe a emitirse.

ASUNTOS DE IMPORTANCIA PARA ELABORAR UN INFORME

Paradeterminar el contenido de un Informe, debe contestarse tres preguntas básicas:

- El Que : cual es el objeto de estudio, materia de análisis
- El Como: Manera de enfocar el tema, recursos
- Para Que: Utilidad del Informe

* La calidad de un Informe dependerá de su contenido, de la claridad con que se haga y, de su presentación.

* El redactor de un Informe no solo debe ocuparse de la forma deeste. también debe cuidar la presentación externa: Formato, composición, tipo de letra, cubiertas y encuadernación.

* La información adquiere importancia de acuerdo a la capacidad que tengamos de desarrollar y obtener conclusiones validas, facilitando la toma de decisiones, la comprensión global de lo expuesto, y destacando situaciones singulares en cualquier análisis.

* La forma ycontenido del Informe son indicios claves y determinantes de la calidad del trabajo que se realiza, ya que en cierta medida se juzgara al autor del Informe por la presentación de su trabajo.

REGLAS DE ESTILO DEL INFORME

* Para elaborar un Informe hay que observar determinadas reglas sobre la composición del texto. La razón no es otra que mantener la misma línea dentro de los diferentes estilos quepueda presentar el informe.

De ahí que debemos cuidar:

- La Claridad: Facilita la comprensión al lector

- La presentación: Debe ser ordenada, impecable y agradable a la vista

- La Coherencia: Permitirá mayor atención al texto

REDACCION DE UN INFORME

- El problema puede resumirse así: Tenemos claro lo que queremos decir, pero no sabemos como decirlo.

- Como cualquier otraactividad y destreza, la aptitud para formular Informes mejor escritos y consistentes, se adquiere y desarrolla con la práctica.

- Redactar un Informe es un acto de comunicación que implica saber que es lo que se va a decir, pero igualmente importante es saber como decirlo.

Lo ideal es que el lenguaje que se use sea:

* Claro
- Que sea fácil de leer y de entender. El lenguaje debe ser directo ydesprovisto de tecnicismos innecesarios. Utilizando títulos, subtítulos, gráficos y fotografías pueden ayudar a su comprensión.
- Se entienda sin lugar a dudas

* Directo
- Vaya al grano, sin innecesarios rodeos ni derroche de palabra.

* Sencillo
- Entre dos o mas términos correctos, opte por el mas sencillo, el que Todos entiendan

* Económico
- Diga todo lo que tenga que decir con elmínimo de palabras. Sea conciso

* Conversacional
- Como si el autor lo estuviera contando aquien debe leerlo

* Preciso
- Que la información que se presente sea exacta, verdadera y confiable. Un error podría ocasionar que se cuestione

* Conciso
- Que no sea más extenso de lo necesario para transmitir su mensaje. El exceso de detalles distrae la atención y puede desanimar al lector.*Completo
-Debe contener toda la información necesaria para cumplir con los objetivos del Informe.

* Objetivo
- La credibilidad del Informe aumenta si los resultados son presentados con imparcialidad, sin exagerar ni enfatizar demasiado en los temas tratados.

* Convincente
- Las recomendaciones de ser el caso han de presentarse de manera persuasiva, de tal manera que se convenza a los...