procedimiento para mesa de control

TABLA DE CONTENIDO

A) Propósito:
Realizar un despacho de nuestras unidades foráneas, que cumpla con las expectativas de tiempo, calidad y seguridad en el transporte de mercancías para nuestros Clientes, que al mismo tiempo salvaguarde la integridad física de nuestro personal y mantenga la capacidad de nuestra flota, garantizando además el control administrativo de documentos y equipopropiedad de la compañía

B) Alcance:
Este procedimiento se aplica a todas las personas involucradas con el transporte de la mercancía, desde quienes venden el servicio de acuerdo a la disponibilidad, pasando por quienes los programan, asignan, despachan y dan seguimiento, terminando con quienes se aseguran y revisan el cumplimiento de los compromisos pactados y el estado final de la documentación yequipo de la compañía, por lo que se involucra internamente a las áreas de: Atención al Cliente, Gerencia de Operaciones, Jefes de Operadores, Trafico Foraneo, Servicio Médico, Recursos Humanos Regional, Despacho Central y Monitoreo, Gerencia Regional, Servicios de Mantenimiento, Seguridad y Mesa de Control, y de manera externa a Clientes y Autoridades

C) Responsables del proceso:
Atenciónal Cliente
Gerente de Operaciones
Jefe de Operadores
Trafico Foraneo
Servicio Medico
Recursos Humanos Regional
Monitoreo
Gerencia Regional
Despacho Central y Monitoreo
Seguridad Patrimonial
Mesa de Control

D) Sistemas, herramientas y equipo requerido:
Acceso a Sistema REBE
Carta de Instrucciones Sistematizada (de acuerdo a información en Orden de Venta)
Servicio MedicoPersonal, equipo y lugares adecuados para la revisión medica
Formato para revisión medica
Sellos de Cumplimiento o NO de papelería de viaje
Checklist de seguimiento a actividades de asignación de viaje
Sistemas Satelitales
Sistemas computacionales para manejo de la información satelital

E) Condiciones:
La aparición de irregularidades en cualquier paso de este procedimiento debería de detener elproceso
La inexistencia de alguna de las herramientas puede detener la viabilidad o agilidad del proceso





F) Definiciones:
Control Administrativo: Conocimiento exacto de la ubicación y estado de la documentación y equipo propiedad de la empresa

Pasos Básicos: Actividades básicas para lograr el despacho seguro, manteniendo el control administrativo en todo momento
Programación: Ligaruna Unidad a una solicitud de un viaje, verificando la disponibilidad de los recursos para confirmar la cita y acordarla con el Cliente
Orden de Venta: Detalle del servicio de traslado de mercancía vendido a un Cliente, necesario para girar las Instrucciones de viaje
Disponibilidad: De acuerdo a los carros y Operadores que se encuentran en las Bases, en ruta o llegando, se toma en cuenta cualespueden ser programados para mover mercancía.
Asignación: Asignar viaje a una Unidad, verificando que la misma y el Operador cumplan con los requisitos necesarios de acuerdo a la programación
Viajes: Trayectos en los que se transportara la mercancía de un cliente, que puede tener diferentes características, urgente, normal, y clasificándose de acuerdo a su tipo de carga, ruta a seguir y eltiempo de entrega
Operador: Profesional entrenado en el manejo de tracto-camión y carga pesada, en carretera, capaz de trasladar la mercancía de acuerdo a su categoría y clasificación
Unidad: Se refiere el tracto-camión en buenas condiciones, que conducido por un Operador pueda ser capaz de remolcar la mercancía hasta el destino final con el Cliente
Documentación: Revisión, generación y entrega dedocumentación necesaria para el viaje
Aceptación de Responsabilidades: Formato de compromiso que firma el Operador aceptando que debe de guardar las Políticas y Procedimientos de la compañía para salvaguardar su vida, la mercancía y el equipo.
Licencia Federal: Documento oficial con el que debe de contar el Operador, el cual lo acredita como tal, con el aval de las autoridades de la SCT...