Procedimiento

2. NORMAS GENERALES DE ALMACEN
2.1 PARA EL INVENTARIO FISICO A DICIEMBRE 31 DE CADA AÑO
Anualmente el rector o director de la institución etnoeducativa técnica Eusebio Septimio Mari debe conjuntamente con el almacenista o quien haga sus veces, realizar la programación para la toma física de los inventarios del almacén y cierre de operaciones a diciembre 31 de cada año. De conformidad con laprogramación debe realizarse el trabajo en las fechas establecidas.
Con el objeto de delimitar responsabilidades y facilitar la realización de una toma física ordenada, la rectoría debe, mediante resolución, definir el cierre de operaciones de almacén y autorización y reglamento de la toma física de inventarios, aproximadamente después del 15 de diciembre para que al iniciarse el nuevo año hayarealizado las siguientes actividades:
a) Con base a la fecha establecida del cierre del almacén, las dependencias respectivas que están autorizadas para haces requisiciones de suministros semanales puedan abastecer antes del cierre del almacén.
b) Una vez cerrado el almacén, el personal de esta dependencia puede actualizar la elaboración, reporte y archivo de toda la información pendiente detrámites, y control de activos fijos.
c) Actualizadas las actividades de conformidad con el punto anterior todo el personal de almacén puede dedicarse a la realización de la toma física de inventarios, análisis, aclaración de diferencias y elaboración de notas de ajustes necesarios para reportar y conciliar con contabilidad.
d) En caso de presentarse faltante o sobrante se debe proceder así:
•SOBRANTES
Almacén debe elaborar la Nota Interna de ajuste, para dar ingreso en el sistema a estos elementos, tanto en cantidades como en valores.

• FALTANTE
Debe iniciarse el proceso de investigación administrativa mediante solicitud que haga el funcionario responsable del elemento: una vez se tenga el resultado de la investigación y comprobada la pérdida sin culpa o no del responsable la RectoríaExpedirá resolución ordenando la baja respectiva con la cual se elabora el asiento de la contabilidad, trasladando el valor de los bienes perdidos o extraviados a cuentas de responsabilidad.
2.2 PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS POR FUNCIONARIO
Todo funcionario que labore en la institución, debe recibir de almacén el inventario físico de los elementos que tendrán a su cargo.
Cuando el funcionario estrasladado de dependencia o se retire de la institución debe entregar y legalizar ante almacén, mediante inventario físico los elementos bajo su responsabilidad. En caso de retiro definitivo de la institución, Contabilidad debe informar en forma oportuna a Almacén para que este proceda a la realización del inventario físico, en caso de faltante informara por escrito para los tramites pertinentes.2.3 PARA EL PROCESO DE DEPRECIACION
Al cierre del movimiento mensual, se ejecutara el proceso de depreciación para los activos de la institución, conciliando con Contabilidad para el respectivo registro contable.

2.4 PARA EL PROCESO DE AJUSTE POR INFLACION
Almacén, realiza mensualmente los ajustes por inflación de los inventarios, propiedad, planta, equipo y depreciaciones, con fecha deprimer día hábil de cada mes, para las operaciones ocurridas en el mes inmediato anterior, concertar oportunamente con contabilidad para efectos de conciliar dichos ajustes en el modulo de contabilidad y efectuar los registros contables correspondientes.

2.5 CONCILIACION DE ALMACEN
Mensualmente Almacén debe conciliar con Contabilidad, los saldos de existencia en libros de ambas dependencia, pormovimiento de elementos de volúmenes individuales y activos fijos, cualquier diferencia que se presente debe ser analizada y sustentada para su ajuste respectivo.

2.6 NORMA PARA LA SOLICITUD DE BIENES
a.) Requisitos de suministros
Al presentar la necesidad en cualquier dependencia se procederá a elaborar la Requisición de Suministros.
Una vez elaborada la requisición de suministros la...