Procedimientos para recibo de documentos

Procedimientos para recibo

La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional; además, en la medida en que los documentos que la dependencia capta día con día constituyen la materia prima de la infraestructura informativa institucional, la recepción de documentosconstituye también un evento con importantes implicaciones para el manejo y acceso ulterior a la información requerida por aquella. En este sentido, en la recepción de documentos oficiales deberá cumplirse siempre con tres requisitos complementarios:

1) garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia desde el momento de su ingreso;

2)garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su trámite; y

3) garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad paraefectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en losmanuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

Despacho de documentos

Elservicio de despacho de correspondencia que no es un simple servicio de mensajería, constituye una actividad de alta significación para el desarrollo ordenado y la culminación satisfactoria de las gestiones estrechamente relacionadas con el resto de las operaciones que se realizan dentro de la Entidad para manejar coherente y eficazmente la información documental que la dependencia requiere y produce. Eneste aspecto debe considerase como un requisito esencial el garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la dependencia sean recibidos oportunamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental, resguardando y promoviendo los intereses de la dependencia ante las diversas instancias de gestión interinstitucionalRadicación de documentos

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

MANUAL DE CORRESPONDENCIA
CAPÍTULO 1
NORMAS DE CORRESPONDENCIA
ORTOGRAFÍA, PUNTUACIÓN Y PRESENTACIÓN

1. CORRESPONDENCIA.
a. Expresión clara en la redacción comercial.Una carta lleva en todos sus aspectos el prestigio, la categoría y la presentación de quien la escriba y el éxito de su misión depende tanto de su apariencia, como de su contenido. En la redacción comercial moderna debemos presentar los pensamientos de tal forma que puedan ser captados fácilmente por la persona a quien nos dirigimos.
Para esto debemos usar palabras sencillas, pero correctas, en laredacción de los conceptos; evitar los tecnicismos idiomáticos y frases rebuscadas y sobretodo no abusar de las abreviaturas. A continuación algunos consejos para lograr una expresión clara en
la redacción de las cartas y otros documentos comerciales.
- Obtenga información exacta sobre el asunto a tratar.
- Elija el vocabulario correcto.
- Use frases cortas.
- Evite el uso excesivo de...