Procesamiento del pedido

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Definición del Procesamiento del Pedido

Está representado por el número de actividades incluidas en el pedido del cliente. Incluye la preparación, transmisión, la entrada, el surtido y el informe sobre el estado del pedido. El tiempo requerido para completar cada actividad depende del tipo de petición implicada.

Preparación del pedidoSe refiere a las actividades de recopilar la información necesaria sobre los productos y servicios deseados, así como a la requisición formal de los productos que se vayan a comprar. Incluye un vendedor apropiado, llenar formulario de pedido, determinar existencias, comunicar por teléfono la información de pedido ó seleccionarlo de un menú en internet.

La tecnología ha influido positivamenteen la eficacia de este proceso:

- Código de barras: acelera preparación del pedido al recopilar electrónicamente la información del artículo vendido, para su posterior procesamiento.

- Páginas Web: suministran amplia información sobe sus productos, e incluso permiten colocar pedidos directamente a través de estas.

- Computadoras interconectadas: comprador con vendedor, así sedetecta la reducción de inventario al instante.

- Otros: computadoras con voz activada y codificación inalámbrica (RF/ID)

Transmisión del pedido

Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde pueda manejarse su entrada. La transmisión se realiza de 2 maneras:

- Transmisión manual: envío por correo de los pedidos ó que el personal deventas los lleve físicamente hasta el punto de entrada del pedido.

- Transmisión electrónica: números telefónicos gratuitos, páginas Web, fax, comunicaciones por satélite. Es instantánea y confiable, aparte de barata.

El tiempo requerido para mover la información del pedido en el procesamiento puede variar, dependiendo del método elegido. Velocidad, confiabilidad y precisión soncaracterísticas del desempeño que deberían equilibrarse frente al costo de cualquier equipo y su operación.

Entrada del pedido

Se refiere a las tareas que tuenen lugar antes de efectuar el levantamiento real del pedido. Estas incluyen:

1) Comprobación de la precisión de la información del pedido (descripción, cantidad, precio)

2) Comprobación de la disponibilidad de los artículossolicitados

3) Preparación de la documentación de órdenes atrasadas o de cancelaciones

4) Comprobación del estado de crédito de los clientes

5) Transcripción de la información del pedido según sea necesario

6) Facturación

La entrada del pedido puede ejecutarse manualmente con estas tareas o se puede hacer de manera automatizada. La tecnología ha beneficiado esta etapa con códigosde barras, lectores ópticos y computadoras.

Surtido del pedido

Se representa por las actividades físicas requeridas para:

- Adquirir los artículos mediante la recuperación de existencias, la producción o compra

- Empacar los artículos para el envío

- Programar el envío para su entrega

- Preparar la documentación del envío

Puede ser paralelo a la entrada delpedido, o que minimiza tiempos de procesamiento. Manejar las prioridades del surtido del pedido y los procedimientos asociados afecta al tiempo total del ciclo del pedido en pedidos individuales. Algunas reglas para seleccionar prioridades son:

- FIFO

- Tiempo más corto de procesamiento

- Número especificado de prioridad

- Primero los pedidos más pequeños, menoscomplicados

- Fecha de entrega prometida más próxima

- Pedidos que tengan el menor tiempo antes de la fecha prometida de entrega

El proceso de surtido añade tiempo al ciclo del pedido en proporción directa con el tiempo requerido para el surtido del pedido, el empaque o la producción.

Cuando el producto no está disponible inmediatamente para su surtido, puede ocurrir un pedido...