Proceso area de adquisiciones

UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE
FACULTAD DE ADMINISTRACION Y ECONOMIA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CATEDRA: ANALISIS DE SISTEMAS DE LA INFORMACION

Trabajo de Análisis de Sistemas de la Información
Análisis de un proceso administrativo

INTEGRANTES : Gonzalo Fuentes Urzúa
Cristian Urra de la Hoz

PROFESOR : Eduardo Leyton Guerrero

Primavera 2010

2010

INDICE1. Proceso y subprocesos. 3
Importancia 3
SUBPROCESOS 4
a. Las compras 4
b. Recepción de materiales 6
c. Plano de bodega y distribución 7
d. Almacenamiento de materiales 9
e. Movimiento de los materiales 10
f. Rotación de materiales 12
g. Despacho de los materiales 13
h. Control de inventarios 14
2. Flujos de información 17
3. Flujogramas de 1 proceso. 19
4.Falencias o debilidades del proceso 20
5. Soluciones. 21

1. Proceso y subprocesos.
El proceso escogido es: Adquisiciones o también llamado Compras. Para el desarrollo de este trabajo es necesario dar a conocer algunos puntos que son muy importantes para entender este proceso el cual es muy importante para toda empresa.
En la mayoría de las empresas este proceso se realiza en undepartamento o área exclusiva para las tareas que se realizan dentro de este. Lo anterior se refleja en los organigramas que poseen las empresas.
Por ejemplo:
ORGANIGRAMA EMPRESA ´´X´´

Importancia

La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción.  El encargado del departamento decompras es responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la compañía que se adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo.

El ciclo de adquisición incluye algunas funciones como:
* Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
* Pago de adquisiciones
* Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió ylo que se pagó
Principales funciones típicas de compras
* Selección de proveedor
* Solicitar compras
* Comprar
La función de Compras tiene como objetivos:
* Reducir el nivel de inventario
* Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
* Implantar control de calidad en las compras
* Establecer políticas de adquisición y licitación
* Mantener registro de losproductos

SUBPROCESOS
Los subprocesos son:
a. Las compras 
Lo primero es saber que se va a comprar, para eso hay que verificar cada una de las Partidas y con el presupuesto lo que se necesita y de cuánto dinero se dispone, primero, se debe tomar un tiempo en planificar.
Uno de los grandes problemas que suele ocurrir en las Empresas, es la poca eficiencia en la compra de materiales. Cuando no se planifica correctamente no solo se pierde tiempo y dinero al ir a comprar varias veces, sino que al faltar materiales los trabajos no avanzan y en si toda la obra se retrasa.
No olvide que muchas veces hay productos que no están disponibles y deben encargarse, otras veces el material puede estar agotado y hay que reemplazarlo por otro similar.

Procedimientos de compras (5 pasos)PRIMER PASO.
Se recibe la requisición de las compras hechas al departamento  de abastecimiento, la cuales indicaran:
*¿Qué es lo que se necesita?
*¿Cuántas unidades necesita?
*Cuándo debe estar disponible los artículos para la producción.
*Quién hace la requisición y la solicitud.
*Cantidad de existencia en el inventario del producto (esto para evitar compras innecesarias y mantener al mínimolos gastos de inventario)
*¿Quienes autorizan la compra?
SEGUNDO PASO
Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento "proveedores potenciales". Realizar investigación de los archivos disponibles que se tengan en compras, pedir cotización de precios a cada uno de los proveedores así como fechas de entrega y embarque.
TERCER PASO
Realizar el análisis de las cotizaciones de los proveedores...