Proceso de compras

El proceso de compra en las empresas[7]

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio favorable en el momento adecuado. El departamento de compras debe de proporcionar los demás departamento de la empresa de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización. La figura1.3. muestralas etapas del proceso de compra que las empresas realizan para adquirir los bienes y servicios que requieren para sus operaciones normales.

• a. Anticipar o reconocer un problema o una necesidad: Casi todas las compras que realizan las empresas están motivadas por las necesidades de los procesos de producción de la empresa, su inventario de mercancías o sus operaciones diarias. Porlo tanto, la demandade bienes y servicios de la empresa, es una " demanda derivada ", de los clientes por los bienes o servicios que comercializa la empresa.

b. Determinar y describir las características y la cantidad de los artículos que se necesitan: Por lo general, la demanda de los productos de la empresa y las necesidades de sus procesos de producción y de sus operaciones, dictan lostipos y las cantidades de los bienes y serviciosque se comprarán. Por lo que, los criterios que se usen para especificar los materialesy los equipos que se requieren, normalmente, deben ser exactos en el aspecto técnico, derivado de la naturalezay complejidad de dichos procesos. Así mismo, es preciso calcular con cuidado las cantidades, para evitar el exceso de inventarios, o en su caso evitar lasdemoras ocasionadas por la inexistencia de los materiales requeridos.

• c. Buscar posibles proveedores y clasificarlos: Una vez que la organizaciónha definido con claridad el tipo de bien que necesita, empieza la búsqueda de posibles proveedores. Si el bien ha sido adquirido otras veces, la búsqueda tal vez se limite a uno o varios proveedores que han cumplido satisfactoriamente en el pasado.

•d. Adquirir las propuestas o cotizaciones y analizarlas: Una vez que el comprador ha identificado a los posibles proveedores, entonces solicita propuestas o cotizaciones específicas a cada uno de ellos. Cuando se trata de un productoque se compra con frecuencia, estándar y no tiene complicaciones técnicas, el procesotal vez no sea largo. El comprador quizá se limite a consultar los catálogos devarios proveedores o haga unas cuantas llamadas telefónicas. En el caso de bienes y servicios más complejos y costosos, tal vez le pida a cada uno de los posibles proveedores que realice una presentación de ventas, de una forma clara, detallada y por escrito.

• e. Evaluar las propuestas y escoger a los proveedores: En esta etapa del proceso, diversos miembros del centro de compras analizan silos posibles proveedores y sus diversas propuestas son aceptables. Asimismo, la empresa compradora y una o varias de las empresas vendedoras pueden negociar los precios, los términos de créditoy los calendarios de entrega. Al final, quedan seleccionados uno o varios proveedores y, después se firman los correspondientes contratos de compra.

• f. Escoger una rutina para los pedidos: Mientras elbien adquirido no sea entregado, éste no tiene utilidadalguna para la empresa. En consecuencia, el departamento de compras, después de hacer un pedido al proveedor, trata de que la entrega de los bienes coincida con el momento en que la compañía necesitará el producto. Con la entrega del pedido también ocurren otras actividades internas. Los bienes deben ser recibidos, inspeccionados, y asentados enlos registros contables y posteriormente pagarlos.

• g. Evaluar el desempeño y proporcionar retroalimentación: Una vez que los bienes han sido recibidos, comienza su evaluacióntanto del producto como del proveedor. Los bienes se inspeccionan para ver si cumplen con las especificaciones descritas en el contrato de compra. Más adelante, los usuarios juzgan si el bien adquirido se desempeña de...