PROCESO DE RECEPCION Y DISTRIBUCION DE un DOCUMENTO
Páginas: 5 (1054 palabras)
Publicado: 3 de abril de 2016
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3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACION DEL
CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACION Y
TEORIZACION)
J O R G E E L I E C E R Q U I J A N O YA C U E
1
¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la
distribución de un documento?Empresa : UNIVERSIDAD UNICAUCA
Se realizara Auditoria de Control interno a la empresa en mención
para verificar su proceso de gestión documental en el entorno
laboral, mirar su caracterización del proceso, conforme a lo
establecido en la Norma Técnica NTC ISO 9001 y el Acuerdo
060 de 2001, Ley general de archivo .
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11
DETERMINE SI LA COMUNICACIÓN
SE GENERA EN FORMA INTERNA O
EXTERNA
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12
RESPUESTA
La comunicación se Genera en forma Interna (cuando se Recepciona o
recibe de otrasentidades) y externa (Cuando la Universidad emite
comunicados fuera de las instalaciones a Clientes u otros) dentro de la
Universidad ya que todos los documentos, son recepcionados en la
ventanilla única de Radicación, se le da el respectivo tramite, bien sea
para tener información o para solicitarla, en este ultimo caso la
comunicación seria Externa, ya que el documento se Genero
internamente en launiversidad para una solicitud de cualquier índole
para obtener una respuesta posterior.
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PASOS PARA LLEGAR A SU DESTINO
Documentación de Entrada
1.Se recepciona el documento por ventanilla única
2.Se sella con Recibido,fecha,hora, quien recibe, y que contiene.
3.Se clasifica, según su destino(Para que área de trabajo dentro
de la empresava)
4.Se Radica ,asignándole un numero único de radicación o
consecutivo en le caso de la Universidad ,se utiliza el Sistema
ORFEO.
5.Se entrega al interesado, haciendo firmar la planilla que el
sistema arroja de radicación de documentos para su recibido.
Nota: Posteriormente el documento luego de un tiempo pasara a archivo,
bajo la ley 594 (Ley General de archivo para culminar su proceso)
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DOCUMENTO DE SALIDA
Tiene los siguientes pasos:
1.Se elabora
remitente.
el
documento
con
destino,
firma
del
2.Se Radica en el sistema ORFEO en documentos de Salida,
el sistema arroja un numero único de radicación, el cual
será guardado, cuidadosamente para futuras consultas.
3.Se entrega al Estafeta(Quien lleva documentación o seenvía por correo certificado)Con oficio remisorio para
que sea devuelto firmado como recibido.
4. Una vez se tiene el recibido del oficio u encomienda se
archiva para futuras consultas.
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16 ¿CUÁLES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU
DESTINO?
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RESUMEN
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18
1.PRUDUCCION
8.DISPOSICION
FINAL
7.CONSERVACION
MAPA
CPNCEPTUAL
6.CONSULTA
2.RADICACION
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4
3.DISTRIBUCION
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5.ORGANIZACION
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4.TRAMITE...
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CONOCIMIENTO (CONCEPTUALIZACION Y
TEORIZACION)
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¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la
distribución de un documento?Empresa : UNIVERSIDAD UNICAUCA
Se realizara Auditoria de Control interno a la empresa en mención
para verificar su proceso de gestión documental en el entorno
laboral, mirar su caracterización del proceso, conforme a lo
establecido en la Norma Técnica NTC ISO 9001 y el Acuerdo
060 de 2001, Ley general de archivo .
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La comunicación se Genera en forma Interna (cuando se Recepciona o
recibe de otrasentidades) y externa (Cuando la Universidad emite
comunicados fuera de las instalaciones a Clientes u otros) dentro de la
Universidad ya que todos los documentos, son recepcionados en la
ventanilla única de Radicación, se le da el respectivo tramite, bien sea
para tener información o para solicitarla, en este ultimo caso la
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internamente en launiversidad para una solicitud de cualquier índole
para obtener una respuesta posterior.
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PASOS PARA LLEGAR A SU DESTINO
Documentación de Entrada
1.Se recepciona el documento por ventanilla única
2.Se sella con Recibido,fecha,hora, quien recibe, y que contiene.
3.Se clasifica, según su destino(Para que área de trabajo dentro
de la empresava)
4.Se Radica ,asignándole un numero único de radicación o
consecutivo en le caso de la Universidad ,se utiliza el Sistema
ORFEO.
5.Se entrega al interesado, haciendo firmar la planilla que el
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DOCUMENTO DE SALIDA
Tiene los siguientes pasos:
1.Se elabora
remitente.
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con
destino,
firma
del
2.Se Radica en el sistema ORFEO en documentos de Salida,
el sistema arroja un numero único de radicación, el cual
será guardado, cuidadosamente para futuras consultas.
3.Se entrega al Estafeta(Quien lleva documentación o seenvía por correo certificado)Con oficio remisorio para
que sea devuelto firmado como recibido.
4. Una vez se tiene el recibido del oficio u encomienda se
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