PROCESO GESTION DE APOYO RPD 2

PROCESO GESTIÓN DE APOYO

…
o
c

os cif PRESENTACIÓN
m z
o
S Pa

DEL PROCESO

OBJETIVO
Fortalecer la gestión administrativa y financiera,
de forma que permita el suministro adecuado y
oportuno de los recursos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos misionales de la
Institución, de acuerdo a la disponibilidad
presupuestal.

2

…
o
c

os cif PRESENTACIÓN
m z
o
S Pa

DEL PROCESOACTIVIDADES

Gestión de presupuesto y contabilidad
Gestión de compras y almacén
Gestión de Talento Humano
Gestión de Tesorería
Medios Educativos: Laboratorio, Biblioteca y Audiovisuales
Soporte Técnico: Mantenimiento de equipos de computo y
Telemática
Mantenimiento de Planta Física

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… INDICADOR
o
c

f de ejecución presupuestal.
os Porcentaje
i
c
m z
o
S Pa Ejecución plan de compras
% de ejecucióncapacitaciones

del

cronograma

TIPO DE INDICADOR

VALOR DE
ACTUALIDAD

META

Eficacia

40%

100%

Eficacia

21,03%

100%

Eficacia

93,33%

100%

Eficiencia

10

18

Efectividad

32%

100%

Eficiencia

4.54m2/estudiante

 

Efectividad

 

 

Eficacia

66,10%

100%

Eficacia

66,43%

100%

Eficacia

98.9%

100%

de

Eficiencia tecnológica
Cobertura de biblioteca
Eficiencia espacio físico construidoAmpliación de la planta física
Eficacia en el mantenimiento planta física
Eficacia en el mantenimiento preventivo de
equipos de cómputo

Eficacia Servicio de préstamo de equipos
audiovisuales

4

os cif
m z
o
S Pa

…
o
c

ANÁLISIS DE LA GESTIÓN

Ejecución Presupuestal y Plan de Compras:
Los indicadores revelan una baja ejecución
Causas:
•
•
•

5

Demora en la aprobación del reglamento decontratación al comienzo del año
Rotación o relevo del personal que participa en las
actividades involucradas
Demora en la legalización de contratos (Secretaría
General y Rectoría)

os cif
m z
o
S Pa

…
o
c

ANÁLISIS DE LA GESTIÓN

Plan de capacitaciones 93.33%
Alto nivel de eficacia, sin embargo, una actividad
inherente, la evaluación de desempeño,
presenta baja aplicabilidad ya que los directivos
yjefes de dependencia, se han demorado en la
aplicación de la herramienta, aun después de
varios llamados

6

os cif
m z
o
S Pa

…
o
c

ANÁLISIS DE LA GESTIÓN
BIBLIOTECA COBERTURA 32%

Este valor es relativo, debido a que se mide tomando la totalidad
de la población académica entre docentes y estudiantes, que
alcanza el valor de 2600 personas aprox., sin embargo, en la
media nacional, las bibliotecasatienden en promedio a
menos de la mitad de la población académica, debido a la
participación de las herramientas tecnológicas como el WiFii,
por ejemplo.
Si tomamos como meta, la fijada en años anteriores de
aproximadamente el 50% de la población estudiantil por
semestre, el indicador alcanza un valor de 83.41%

7

os cif
m z
o
S Pa

…
o
c

ANÁLISIS DE LA GESTIÓN

EFICIENCIA ESPACIO FÍSICOCONSTRUIDO,4.54m2/estudiante
Disminuyó respecto al año pasado,debido a que
aumenta la población estudiantil y no se pueden
contabilizarlos m2 construidos en la vigencia
hasta que no se entreguen las obras nuevas
(laboratorios edifico 11)
Total m2: 9300 Total estudiantes:2050

8

os cif
m z
o
S Pa

…
o
c

ANÁLISIS DE LA GESTIÓN

Mantenimiento planta física, 66.10%
Nivel de cumplimiento aceptable perose cumplirá
la meta a diciembre
Mantenimiento Equipos de Cómputo, 66.43%
Nivel de cumplimiento aceptable pero se cumplirá
la meta a diciembre
Préstamo de equipos audiovisuales, 98.9%
Indicador de meta mensual, alto nivel de
cumplimiento superior

9

RESUMEN DE HALLAZGOS
REQUISITO
 

os cif
m z
o
S Pa
NTCGP1000: -

HALLAZGO

…
o
Inconsistencia
entre la secuencia de las X
c

N.C

F

 

 actividades
planteadas
en
los
procedimientos documentados y la forma
real de llevar a cabo las actividades, en
particular en los referente a las áreas de
presupuesto, contabilidad y tesorería.

NTCGP10004.1a

Se evidencio que los funcionarios de
esta dependencia no cuentan con la
formación requerida para el cargo sino
conocimientos empíricos. (Biblioteca)

 x

 

NTCGP1000-

laboratorios, biblioteca,...