procesos de documentacion administrativa

PROPUESTA METODOLÓGICA PARA GESTIONAR LA DOCUMENTACIÓN DE
CALIDAD
Aportado por: Zulem Perez Rodriguez - zulem@faceii.uho.edu.cu

La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad
insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión de la
calidad basados en las normas ISO 9000, que reflejan el consenso internacional en este
tema, hancobrado una gran popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a
tomar el camino de implantarlos.
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se
plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que
permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones.
Existen diversas metodologías para la implementación desistemas de gestión de la
calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboración de la
documentación como una etapa importante, pero lo más común es que se ofrezcan sólo
algunos consejos para la elaboración de documentos (fundamentalmente del Manual de
Calidad y los procedimientos), cuando no se trata sólo de confeccionarlos, sino de
garantizar que el sistema documental funcionecomo tal y pase a ser una herramienta
eficaz para la administración de los procesos.
El procedimiento metodológico que aquí se propone cumple el objetivo de servir como
guía para implementar sistemas documentales que cumplan con los requisitos de las
normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicado por los especialistas de calidad de
cualquier organización que se enfrente a la compleja tarea deestablecer un sistema de
gestión de la calidad.
Se ha estructurado en seis etapas, que cuentan con objetivos específicos y siguen un
orden cronológico. Las tareas que se relacionan en cada etapa contribuyen al logro de
los objetivos planteados y algunas pueden ser desarrolladas paralelamente, de acuerdo
con la dinámica del propio proceso de implementación del sistema documental.

ETAPA 1.Determinación de las necesidades de documentación.
Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para
garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.
Tareas:
1.
Estudiar en las normas ISO 9000 los elementos de la documentación
aplicables a la organización.
2.
Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve laorganización para determinar los documentos que deben responder al
cumplimiento de estos requisitos legales.
3.
Estudiar los mapas de proceso de la organización para determinar cuáles
deben ser documentados.
4.
Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos.

1

Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización.
Objetivo: Conocer lasituación de la documentación en la organización comparando lo
que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior.
Tareas:
1.
2.
3.
4.

Elaborar la guía para el diagnóstico
Ejecutar el diagnóstico.
Elaborar y presentar el informe de diagnóstico.
Elaborar el plan de acciones correctivas para eliminar no conformidades en la
documentación existente.

Etapa 3.Diseño del sistemadocumental.
Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del
Sistema Documental.
Tareas:
1.
Definir la jerarquía de la documentación.
2.
Definir estructura y formato del Manual de Calidad.
3.
Determinar los procesos de la documentación.
4.
Establecer el flujo de la documentación.
5.
Confeccionar el plan de elaboración de documentos
6.
Planificarla capacitación del personal implicado.

Etapa 4. Elaboración de los documentos.
Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.
Tareas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Capacitar al personal implicado.
Elaborar los procedimientos generales.
Elaborar el Manual de Calidad.
Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa
anterior.
Revisar y aprobar...