procesos organizacionales

INTRODUCCIÓN
1 – LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA


Toda organización puede ser concebida como un sistema que interactúa con el medio, que capta insumos, los procesa (agrega valor) y entrega resultados (bienes o servicios) para satisfacer determinadas necesidades del medio. Los productos o servicios son el resultado de los procesos que lleva a cabo la entidad.

Los procesos deben ser mediospara el logro de los resultados organizacionales, por lo tanto, su diseño y operación deben ser función de los resultados esperados.

El resultado de un proceso es un producto o servicio (intermedio o final) producido para ser entregado a alguien que lo usará o transformará.

Todos los procesos, desde los más sencillos hasta los más complejos, transforman insumos utilizando los recursosdisponibles. Hay procesos que involucran gran cantidad de personas.

Las organizaciones realizan diversas actividades (encadenadas en procesos) a fin de que en la optimización de su desempeño puedan llegar al logro de los objetivos deseados.

La Dirección se preocupa porque la cantidad y calidad de las actividades realizadas, el tiempo dedicado, los recursos e inteligencia invertidos, setraduzcan en “llegar a donde queremos llegar”, es decir, hacia los objetivos establecidos. A este modelo de gestión lo llamamos Dirección por resultados. Consiste en tomar las decisiones requeridas para que los resultados se ajusten a los objetivos.

Primer paso. Definir exactamente lo que se quiere obtener, es decir, los resultados esperados.

Los objetivos son declaraciones formales y concisasque expresan los resultados esperados.

Luego, debe comunicarse los resultados esperados y focalizar a las personas y los procesos en torno de los resultados.

Esto permite organizar las unidades de la organización en torno a procesos creadores de valor para el logro de dichos resultados.



2 – CONCEPTO DE PROCESO



Llamaremos proceso a todo conjunto articulado de actividades deagregación de valor a los insumos, que se llevan a cabo para obtener un resultado esperado.



Segundo paso. Controlar (seguimiento) de lo que se está haciendo, (procesos) y lo que se logró: resultados e impactos.

Esto significa a repensar a la organización y sus Procesos, evaluando:
- La eficacia
- Eficiencia
- Calidad de los servicios
- Equidad
- impacto

Esquemáticamentepuede establecerse una jerarquía de niveles organizativos, en los que se realizan actividades. Esto puede visualizarse en la llamada “pirámide administrativa”.

Podemos decir que cada uno de estos niveles tiene una determinada jerarquía de actividades (planificar, asignar recursos, controlar, ejecutar), que se asocian a diferentes tipos de información y en función a los diferentes tipos dedecisión que deben tomarse. Por lo tanto, destacamos los siguientes conceptos:

a) Las actividades administrativas (encadenadas en Procesos)
b) La información por niveles decisorios
c) Los diferentes tipos de decisiones

Cada nivel desarrollará un tipo propio de actividades administrativas:

• Nivel político, o estratégico. Definición del Plan Estratégico, objetivos globales.
• Niveldirectivo o táctico. Asignación de recursos, control presupuestario.
• Nivel operacional. Control operacional.


A partir de esto, podemos definir al Sistema Administrativo a la función que por medio de determinados procesos permite el desarrollo de actividades (acciones), que incluyen información y decisión, para el logro de los objetivos de la organización.


Un procedimiento es unasecuencia de acciones que se dirigen hacia una sola meta (comúnmente a corto plazo), que se sigue repetidamente; por ejemplo, los procesos de compras, contratación de personal o liquidación de haberes.

El desarrollo de estos procesos constituye la base insustituible sobre la que la organización se apoya para el logro de sus objetivos, ya que el logro de los objetivos se sustenta en el desarrollo...