Propuesta de mejora para la transmisión de información de las agencias locales hacia contabilidad

PROPUESTA DE MEJORA PARA LA TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS AGENCIAS LOCALES HACIA CONTABILIDAD

Coordinación de Organización y Métodos
Caracterización y Mejoramiento de Gestión Financiera

1. INTRODUCCIÓN

La coordinación de Organización y Métodos trabaja constantemente con el fin de optimizar el funcionamiento interno de la empresa, y por ende las condiciones de quienes trabajan enella y sus beneficiarios; siguiendo este orden de ideas es necesario analizar cada uno de los procesos de la empresa y elaborar propuestas para su mejora constante.

2. JUSTIFICACIÓN

Esta propuesta de mejora, en particular aplicada a la actividad propia de la jefatura de contabilidad, surge como resultado de un conjunto de análisis realizados, al informe sobre las agencias presentado pordicha dependencia, a la encuesta de percepción interna realizada por ésta coordinación, y a la recopilación de datos cualitativos y cuantitativos sobre los errores frecuentes en la transmisión de información por parte de las agencias.

Las constantes falencias en la información recibida implican el uso inadecuado del recurso humano y físico, generando procesos de verificación, revisión ytranscripción de datos, que implican no sólo gastos, sino además pérdidas para la organización.

Se evidencia la necesidad de optimizar este proceso aplicando correctivos simples y evaluando las condiciones en que se generan los problemas, las perspectivas de las agencias y comprometiendo a las agencias con la mejora.
3. OBJETIVO

El objetivo que se persigue con la elaboración de esta propuesta esagilizar las labores desempeñadas por el personal de contabilidad, generando un beneficio mutuo entre la organización y sus agencias.

Debe mostrarse a las agencias el mencionado beneficio y como una mejora en la transmisión de la información puede ahorrar procesos innecesarios de verificación y chequeo y agilizar la contabilización de sus labores, generando una comunicación eficiente dentro de laorganización.

4. CONTEXTO DE LA PROPUESTA:

Para los fines establecidos por esta propuesta desarrollada a partir de las observaciones hechas a la encuesta No1. De percepción interna aplicada a la jefatura de contabilidad en la que se evidencia los problemas que implica la transmisión deficiente de información por parte de las agencias para fines contables.

Gráfico 1. Percepción deresponsabilidades según encuesta No. 1

ERROR: Cualquier falla que se presente en la información requerida a las agencias, que interfiera en el correcto funcionamiento y cumplimiento de los propósitos de la jefatura de contabilidad.

Teniendo en cuenta el Informe de Agencias elaborado por la Jefatura de Contabilidad enviado el pasado 22 de Enero de 2008 y dirigido al Doctor Luis Enrique CorralesRoa; en el que se relacionan los inconvenientes que vienen presentando las agencias (empresa y contratistas); se establecen algunos errores comunes que aquejan las agencias. En dicho informe se notifica la necesidad de aplicar correctivos ante la situación presente.

Los errores mencionados en el informe y que se aplican para ésta propuestas son:

4.1 Puntualidad: Se refiere a retrasos en elenvío de la información respecto al requerimiento y/o acuerdos para tal fin.
4.2 Correcta forma de envío: La información debe enviarse bajo unas condiciones previamente establecidas.
4.3 Registro adecuado de la información: Siguiendo los lineamientos básicos para que exista una mínima uniformidad en la información que se maneja. Por ejemplo, el uso de corrector o diligenciamiento erróneo.
4.4Faltantes y/o Sobrantes: Diferencias en las planillas respecto a los valores calculados.
4.5 Firma de Taquillero Legible: También se refiere a los datos del mismo, útiles al momento de verificar las planillas y demás.
4.6 Diligenciamiento Completo: de los datos como hora, fecha, nombre del Conductor con código y número de vehículo y placa.
4.7 Enumeraciones: Las relaciones diarias, las...