PROPUESTA GESTION DOCUMENTAL
Páginas: 9 (2013 palabras)
Publicado: 31 de mayo de 2013
PROPUESTA PARA EL SUMINISTRO DEL SOFTWARE DE GESTION DE DOCUMENTACIÓN Y LA DIGITALIZACION DE QUINIENTOS MIL FOLIOS DE DOCUMENTOS.
BUCARAMANGA, MAYO 2013
Bucaramanga, mayo de 2013
Señores:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Ciudad
Reciba un cordial saludo.
En nuestra misión de ayudar a las Entidades e instituciones Colombianas a mejorar sucompetitividad en el suministro de soluciones perdurables y eficientes en el proceso informático que permita la plusvalía operativa, financiera y de información inmediata y precisa; tenemos el agrado de presentar nuestra propuesta para el suministro del sistema de Gestión de Documentación que incluye la digitalización de hasta 500,000 folios de documentos.
Cualquier aclaración o ampliación de lainformación con gusto les será suministrada.
Atentamente,
YEYLY YURAIMA MENDOZA BOHORQUEZ
Gerente
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION 4
1.OBJETIVOS DE LA PROPUESTA. 5
2.BENEFICIOS DE LA SOLUCION A IMPLEMENTAR. 6
3.DESCRIPCION DE LA PROPUESTA. 7
3.1. DIGITALIZACIÓN DE LOS FOLIOS DE DOCUMENTOS. 7
4.PERSONAL REQUERIDO EN EL PROYECTO. 9
4.1. COORDINADOR DEL PROYECTO. 9
4.2.INGENIERO DE SOPORTE. 9
4.3. OPERARIOS DIGITALIZADORES. 10
5.CARACTERISTICAS DEL HARDWARE OFRECIDO. 10
5.1 SERVIDOR PARA ALMACENAMIENTO DE IMÁGENES. 10
5.2 ESCANER PARA DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS. 11
5.3 EQUIPOS DE COMPUTO 11
6.MANUALES Y CAPACITACION. 12
6.1 MANUALES 12
6.2 CAPACITACION 12
6.2.1 CAPACITACION DE LAS APLICACIONES. 12
7.OFERTA COMERCIAL. 13
INTRODUCCION
Elmanejo de la información es hoy en día un factor clave en el éxito de las organizaciones e instituciones cualquiera que sea su naturaleza. Es por esto que se ha venido realizando inversiones en sistemas de información para garantizar la idoneidad de la información para mejorar tiempos de procesos y procedimientos que en la actualidad son realizados manualmente o por el contrario con sistemas(software) independientes.
En el caso de la gestión archivística, es necesario que se implementen actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la documentación producida por la ENTIDAD, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
1. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.
Dotar a la ENTIDAD con una herramientade software que le permita digitalizar y gestionar el archivo de la entidad.
Realizar la digitalización de hasta quinientos mil (500,000) folios de documentos.
2. BENEFICIOS DE LA SOLUCION A IMPLEMENTAR.
Facilitar el manejo, consulta y almacenamiento de documentos para todas las dependencias de la ENTIDAD.
Reducir costos operativos que tienen que ver con las actividades deadministración documental y en el manejo de servicios como papelería, fotocopias, etc.
Optimizar el manejo de archivos activos e inactivos.
Lograr mayor agilidad en el acceso de la información de la entidad y en la búsqueda de documentos.
Facilitar el establecimiento de niveles de seguridad en el manejo de los documentos.
Incrementar la productividad de los funcionarios.
Lograr altacapacidad de almacenamiento de los documentos.
Permitir el acceso simultáneo de múltiples usuarios a los documentos.
3. DESCRIPCION DE LA PROPUESTA.
A continuación se realizará la descripción de la propuesta, detallando cada una las etapas del proyecto.
El proyecto se divide en dos partes: La implementación del sistema para la digitalización de los folios de documentos y ladigitalización del número de folios de documentos objeto de la propuesta.
Para la primera parte, la digitalización del archivo existente, se llevarán a cabo las siguientes etapas:
Instalación del software en el Servidor.
Instalación de los clientes
Instalación de los scanner y equipos de cómputo.
Para la segunda parte, la digitalización de los folios de documentos de las carpetas de vehículos,...
PROPUESTA PARA EL SUMINISTRO DEL SOFTWARE DE GESTION DE DOCUMENTACIÓN Y LA DIGITALIZACION DE QUINIENTOS MIL FOLIOS DE DOCUMENTOS.
BUCARAMANGA, MAYO 2013
Bucaramanga, mayo de 2013
Señores:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Ciudad
Reciba un cordial saludo.
En nuestra misión de ayudar a las Entidades e instituciones Colombianas a mejorar sucompetitividad en el suministro de soluciones perdurables y eficientes en el proceso informático que permita la plusvalía operativa, financiera y de información inmediata y precisa; tenemos el agrado de presentar nuestra propuesta para el suministro del sistema de Gestión de Documentación que incluye la digitalización de hasta 500,000 folios de documentos.
Cualquier aclaración o ampliación de lainformación con gusto les será suministrada.
Atentamente,
YEYLY YURAIMA MENDOZA BOHORQUEZ
Gerente
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION 4
1.OBJETIVOS DE LA PROPUESTA. 5
2.BENEFICIOS DE LA SOLUCION A IMPLEMENTAR. 6
3.DESCRIPCION DE LA PROPUESTA. 7
3.1. DIGITALIZACIÓN DE LOS FOLIOS DE DOCUMENTOS. 7
4.PERSONAL REQUERIDO EN EL PROYECTO. 9
4.1. COORDINADOR DEL PROYECTO. 9
4.2.INGENIERO DE SOPORTE. 9
4.3. OPERARIOS DIGITALIZADORES. 10
5.CARACTERISTICAS DEL HARDWARE OFRECIDO. 10
5.1 SERVIDOR PARA ALMACENAMIENTO DE IMÁGENES. 10
5.2 ESCANER PARA DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS. 11
5.3 EQUIPOS DE COMPUTO 11
6.MANUALES Y CAPACITACION. 12
6.1 MANUALES 12
6.2 CAPACITACION 12
6.2.1 CAPACITACION DE LAS APLICACIONES. 12
7.OFERTA COMERCIAL. 13
INTRODUCCION
Elmanejo de la información es hoy en día un factor clave en el éxito de las organizaciones e instituciones cualquiera que sea su naturaleza. Es por esto que se ha venido realizando inversiones en sistemas de información para garantizar la idoneidad de la información para mejorar tiempos de procesos y procedimientos que en la actualidad son realizados manualmente o por el contrario con sistemas(software) independientes.
En el caso de la gestión archivística, es necesario que se implementen actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la documentación producida por la ENTIDAD, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
1. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.
Dotar a la ENTIDAD con una herramientade software que le permita digitalizar y gestionar el archivo de la entidad.
Realizar la digitalización de hasta quinientos mil (500,000) folios de documentos.
2. BENEFICIOS DE LA SOLUCION A IMPLEMENTAR.
Facilitar el manejo, consulta y almacenamiento de documentos para todas las dependencias de la ENTIDAD.
Reducir costos operativos que tienen que ver con las actividades deadministración documental y en el manejo de servicios como papelería, fotocopias, etc.
Optimizar el manejo de archivos activos e inactivos.
Lograr mayor agilidad en el acceso de la información de la entidad y en la búsqueda de documentos.
Facilitar el establecimiento de niveles de seguridad en el manejo de los documentos.
Incrementar la productividad de los funcionarios.
Lograr altacapacidad de almacenamiento de los documentos.
Permitir el acceso simultáneo de múltiples usuarios a los documentos.
3. DESCRIPCION DE LA PROPUESTA.
A continuación se realizará la descripción de la propuesta, detallando cada una las etapas del proyecto.
El proyecto se divide en dos partes: La implementación del sistema para la digitalización de los folios de documentos y ladigitalización del número de folios de documentos objeto de la propuesta.
Para la primera parte, la digitalización del archivo existente, se llevarán a cabo las siguientes etapas:
Instalación del software en el Servidor.
Instalación de los clientes
Instalación de los scanner y equipos de cómputo.
Para la segunda parte, la digitalización de los folios de documentos de las carpetas de vehículos,...
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