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4566o Cada bien es identificado por un código universal que es único y es de carácter
devolutivo (suministro) o un bien inmueble.
o Una vez diligenciada la solicitud es remitida al área de compraspara realizar su
correspondiente cotización.
o Las cotizaciones son realizadas con uno o varios proveedores de los bienes solicitados.
o Una vez la cotización definitiva está lista, se crea unaorden contractual que maneja la
siguiente información: Número de la orden contractual, nit y nombre del proveedor al cual
se le va a realizar la compra, fecha de la orden, monto total de la orden,fecha de
entrega. Cada orden puede tener asociado uno o varios ítems de la solicitud o
solicitudes que van a ser despachadas. Cada ítem tiene la siguiente información:
nombre del bien, cantidadsolicitada, cantidad despachada, unidad de medida del bien,
valor unitario y valor total.
o La orden de compra es aprobada por el Director Financiero para que sea enviada al
proveedor elegido.
· El áreade Almacén funciona de la siguiente forma:
o Su función principal es recepcionar los bienes que llegan de los proveedores y
distribuirlos a las correspondientes áreas que realizaron las solicitudesde compras.
o Cuando llega un proveedor mercancía, este hace una entrega física de los bienes, los
cuales son comparados con la factura que este entrega y con la orden de compra
correspondiente. Siesta acción es correcta se registra una entrada de almacén por cada
factura relacionada, con la siguiente información: Número de Entrada, Fecha, Número de
factura, Proveedor, Total Bienes, ValorTotal (los totales deben coincidir con los de la
factura). Adjunto a esta se discriminan los ítems recibidos con la siguiente información:
nombre del bien, cantidad entregada.
o Cuando el almacéndecide despachar los bienes a las diferentes áreas solicitantes,
registra cada una de las entregas en Salidas de Almacén con la siguiente información:
Número de Salida, Empleado responsable del bien...