Recibo Y Despacho De Documentos
Páginas: 9 (2156 palabras)
Publicado: 27 de noviembre de 2012
ANA RUTVELY GARCIA SALDAÑA
OCTUBRE 18 DE 2011
ACTIVIDAD NO. 7
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
1. Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
* Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas yhorarios de despacho.
* Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
* Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.
Consecutivo de correspondencia:
Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de lacorrespondencia despachada. Se conservan en carpetas especiales.
Descargue de la correspondencia:
Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las últimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la oficina productoraprocede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.
Control de mensajería
Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.
La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.
Reglas generales. El funcionario debe estar capacitado para embalar elproducto y transportarlo evitando daños en la mercancía.
Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.
Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva.
Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.
Tener en cuenta la fortaleza, elalmohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.
No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información. Materiales Impresos
2. Establece la forma correcta de embalar: impresos, objetos pequeños, documentos de gran tamaño comoplanos, mapas, fotografías, documentos que o puedan doblarse no enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos
Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.
Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.
Utilice cajas de cartón corrugado,con forros externos de gran resistencia.
Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.
Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma depolietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.
Algunasrecomendaciones sobre embalaje de mercadería:
Para objetos frágiles: Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.
Tales como revistas u otras publicaciones, deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchando y dañando el contenido.
Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado, acolchando lacaja después en el fondo, lados y parte superior con relleno.
Objetos Pequeños siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados.
Proteja sus discos de dato, cintas de audio y video, colocando material de almohadillado suave alrededor.
Documento de Gran Tamaño, Utilice tubos triangulares, y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas y proyectos.
Objetos...
OCTUBRE 18 DE 2011
ACTIVIDAD NO. 7
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
1. Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
* Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas yhorarios de despacho.
* Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
* Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias.
Consecutivo de correspondencia:
Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de lacorrespondencia despachada. Se conservan en carpetas especiales.
Descargue de la correspondencia:
Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las últimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la oficina productoraprocede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.
Control de mensajería
Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.
La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.
Reglas generales. El funcionario debe estar capacitado para embalar elproducto y transportarlo evitando daños en la mercancía.
Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.
Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva.
Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.
Tener en cuenta la fortaleza, elalmohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.
No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información. Materiales Impresos
2. Establece la forma correcta de embalar: impresos, objetos pequeños, documentos de gran tamaño comoplanos, mapas, fotografías, documentos que o puedan doblarse no enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos
Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.
Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.
Utilice cajas de cartón corrugado,con forros externos de gran resistencia.
Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.
Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma depolietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.
Algunasrecomendaciones sobre embalaje de mercadería:
Para objetos frágiles: Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.
Tales como revistas u otras publicaciones, deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchando y dañando el contenido.
Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado, acolchando lacaja después en el fondo, lados y parte superior con relleno.
Objetos Pequeños siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados.
Proteja sus discos de dato, cintas de audio y video, colocando material de almohadillado suave alrededor.
Documento de Gran Tamaño, Utilice tubos triangulares, y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas y proyectos.
Objetos...
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