Recopilacion y registro de informacion en una auditoria administrativa

8 RECOPILACION Y REGISTRO DE INFORMACION
Mediante la auditoria de los sistemas de operación administrativos, se obtendrá información suficiente para realizar un análisis completo. Al auditor le importa contar con datos específicos que puedan registrarse en forma que descubran las relaciones de mayor importancia y facilitar su examen.
Lo primero es lo primero
Lo primero y más importante quedebe hacer un auditor al iniciar una tarea que le ha sido encomendada, es planear la forma de recopilar y mantener un registro de información básica. Habiendo completado el análisis preliminar y armado de un programa de auditoría, procederá a establecer las formas, graficas y otras técnicas necesarias, a efecto de registrar los datos que le servirán para elaborar un análisis y una interpretación.Son muchas las fuentes de información a que puede acudir el auditor y al respecto debe recordar que la tarea de reunir informes tiene por objeto establecer la validez y confiabilidad de los hechos, para determinar si el desempeño se ha verificado de acuerdo con las políticas y reglamentos de la empresa y dar con los medios y forma de mejorar los procedimientos.
Organización y registro de datosToda aquella información que sea semejante y que corresponda a una determinada actividad, deberá ser agrupada, a fin de seguir detalladamente los distintos aspectos de dicha actividad. Cada tópico quedará debidamente identificado y el material dispuesto en el orden conveniente, a efecto de que sea fácil localizarlo y seguir el movimiento de acción.
EJEMPLO

INFORMACION RECIBIDA COMO RESULTADODE UNA ENTREVISTA
ENTREVISTA SOBRE UN PROCEDIMIENTO
Por: Juan Gómez
Fecha: Agosto 20, 1970
Asunto: HOJA DE PROCESO DE TRABAJO. Forma Núm. 387

INFORMACION ASENTADA:
FINALIDAD: Detallar toda la información concerniente al método de fabricación de cada parte.

ORIGEN: Departamento de herramientas y métodos.FUENTE DE LA INFORMACION: Datos de procedimientos y herramientas

INFORMACION ASENTADA: Numero de operación, operación, departamento, maquina, alimentación, velocidades, corte y herramientas por la sección de procesamiento. Números de herramientas y datos de necesidades de material por la sección de herramientas. Horas maquina y horas hombre porla sección de normas de tiempo.

NUMERO DE COPIAS: Cinco o más si es necesario
FRECUENCIA: Cada parte es entregada por ingeniería según se necesita.
DISTRIBUCION: Copia 1. Se conserva por la sección de procesamiento en el legajo de la parte como registro histórico.

Copia 2. Se conserva por la sección de procesamiento en el legajo de la parte, como ayuda para preparar revisiones. Realizadala revisión destruir la copia 2.

Copias 3 y 4. A control de producción para fines de planeación. Se destruirá al no necesitarse más.

Copia 5 y las que se necesiten. A control de la producción, sólo cuando las pida para distribuir a los departamentos involucrados, incluyendo el costo proporcionado por el departamento de contabilidad, de acuerdo con una fecha determinada y para ser archivadacomo referencia y destruida al no necesitarse más.


CAMBIO EN EL PROCEDIMIENTO: Ninguno
COMPROBACION: La información es correcta tal como está asentada.
FAVOR DE FIRMAR CON INICIALES: A.C.B 8/20/70
En su recopilación de informes, el auditor deberá cuidar siempre y estudiar, las posibilidades de un desempeño mejor.
Las normas de la organización, políticas, sistemas,procedimientos, presupuestos, controles, etcétera, pueden ser deficientes o impropias; los viejos métodos, los sistemas, rutinas y equipo que ya no resultan apropiados en las circunstancias actuales, deberán ser eliminados, sustituyéndolos por nuevos conceptos y adelantos, con métodos más modernos y económicos y por equipo que ahorre dinero, se deberán tener muy presentes las continuas y cada vez mayores...