REGLAMENTO


El GERENTE GENERAL DE LA SOCIEDAD SISTEMA ALIMENTADOR ORIENTAL S.A.S.

En ejercicio de sus facultades legales, estatutarias y,



CONSIDERANDO:

Que la Empresa SISTEMA ALIMENTADOR ORIENTAL S.A.S., requiere disponer de cajas menores y reglamentar su uso, con el fin de atender oportunamente aquellos gastos que tengan el carácter de urgentes, esporádicos y que por razón de su cuantía no puedenser cancelados a través de la tesorería de la empresa


RESUELVE


CAPITULO l
CAJAS MENORES

ARTICULO PRIMERO: Constituir y reglamentar la Caja Menor del SISTEMA ALIMENTADOR ORIENTAL S.A.S. disponiendo del siguiente monto y autorización máxima de pago.


DEPENDENCIA MONTO PAGO MAXIMO

Oficina Principal $500.000.°° $150.000.°°


Si fuere necesario y mientras persistan los parámetros deconsumo que justificaron su creación, el fondo se podrá aumentar aplicando cada año el índice de precios al consumidor (IPC) aprobado por el DANE para cada año inmediatamente anterior.

ARTICULO SEGUNDO: La constitución y los reembolsos de Caja Menor de que trata el presente Reglamento, debe estar Contemplada en el presupuesto anual de gastos que aprueba la Junta Directiva.

ARTÍCULO TERCERO:Los dineros de la Caja Menor, deben ser utilizados únicamente para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos contemplados en el Presupuesto de la empresa y que tengan el carácter de "URGENTES Y ESPORÁDICOS".

ARTÍCULO CUARTO: Para el funcionamiento de la caja menor a que se refiere el presente reglamento, será requisito previo que el Gerente determine el funcionario responsablede la administración y manejo, indicando por escrito nombre y apellidos completos, número del documento de identidad cargo que desempeña, las medidas y procedimiento que debe observar para su custodia.

ARTICULO QUINTO: Se entenderá por gastos menores, aquellos cuya cuantía sea igual o inferior a CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE ($150.000) y será hasta este valor que se podrán efectuar pagos enefectivo por caja menor.

ARTICULO SEXTO: Cuando por cualquier circunstancia sea necesario cambiar al responsable del manejo de una Caja Menor, dicho funcionario deberá hacer una legalización definitiva de los fondos y documentos mediante arqueo.

Este trámite se realizará previa revisión de documentos por parte de la tesorería, con corte a la fecha en que se adelante la legalización y deberálevantar acta del respectivo procedimiento.

PARAGRAFO PRIMERO: Cuando el responsable de una Caja Menor se encuentre disfrutando de vacaciones, en licencia, o en comisión, El gerente encargara por escrito a otro funcionario del manejo de la misma, siempre y cuando, previamente, se encuentre capacitado.

ARTICULO SEXTO: Para el giro del dinero la Tesorería debe tener en cuenta que el funcionarioresponsable de la caja menor se encuentre amparado previamente en la póliza de manejo y que la misma esté debidamente aprobada por el funcionario competente, quien deberá verificar que la póliza cubra el monto total asignado a la Caja.

ARTICULO SEPTIMO: Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan,el Gerente o la tesorería deberá efectuar arqueos periódicos (Por lo menos uno cada mes) y sin previo aviso, independientemente de la verificación que en cumplimiento de sus funciones realice la Junta Directiva y el Revisor Fiscal, para lo cual se debe implementar una planilla de “arqueos de caja menor” en la cual se diligenciara la fecha del arqueo, las observaciones encontradas el responsabledel mismo. Esta planilla debe ser archivada en el área respectiva.

ARTICULO OCTAVO: Para efectos del reembolso, éste se efectuará por la cuantía de los gastos realizados (sin exceder, en ningún caso, el monto previsto en el respectivo rubro) en forma mensual o cuando se haya consumido más de un 90%, lo que ocurra primero.

PARAGRAFO PRIMERO: En el reembolso se deberán reportar mediante una...