Relacion de informacion y sistema

1 ADMINISTRACION DE LA INFORMACION Importancia de la Información en la Empresa El éxito de una empresa no depende sólo de cómo maneje sus recursos materiales (trabajo, capital, energía, etc.). Depende también de cómo aproveche sus activos intangibles (know-how, conocimiento del mercado, imagen de marca, fidelidad de los clientes, etc.). El correcto desarrollo de estos últimos depende de queexista un adecuado flujo de información entre la empresa y su entorno, por un lado, y entre las distintas unidades de la empresa, por otro. Una empresa es más competitiva cuanto más se destaca en la explotación de la información del entorno La importancia de la Información para las organizaciones, puede ser vista desde los siguientes puntos de vista básicos: 1. Que cumplan con su función primordial, esdecir, la de aumentar el conocimiento del usuario o en reducir sus incertidumbres. En este sentido el valor de la Información esta relacionado en la forma en que ayude a los individuos dentro de la organización para que tomen las decisiones que lo conduzcan a lograr los objetivos y metas propuestas. Sin embargo se podrá clasificar el valor de la Información de acuerdo a: a. Valor Administrativo:Cuando la información permite a la Gerencia tomar decisiones efectivas. b. Valor Operacional: Cuando la información apoya o documenta las actividades de rutina o repetitivas de la Organización. Ejm. Los manuales. c. Valor Documental: Cuando sirve de prueba o evidencia sobre los hechos ocurridos en la Empresa. Ejm.: La información suministrada por la factura de compra y venta. d. Valor Histórico:Cuando la información nos documenta sobre los hechos pasados o nos provee de elementos para estimar comportamientos futuros. Ejm.: El comportamiento de las ventas del año 97 nos permite realizar las proyecciones para el año 1998. 2. Generador de nuevos factores de competitividad: La competitividad no depende solamente de la capacidad que tenga la Empresa de ofrecer un producto a mejor precio quesus competidor, sino también de lo que realmente requiere el Público consumidor o que es lo que el cliente valora realmente (calidad, servicio, atención posventa). Este proceso de identificación de valores, requiere de un afinado mecanismo de obtención de información procedente del entorno de la Empresa.

2 Pero no sólo se trata de disponer de información sobre el entorno, sino también deobtenerla antes que los competidores, lo que obliga a la sistematización de la captura y el procesamiento de los datos para su posterior análisis. 3. Integrador de las unidades de la organización: La información obtenida por una unidad puede resultar de gran utilidad para otras unidades, incluso para aquellas que aparentemente parecen menos relacionadas. En la medida que mejora de los procesosproductivos y administrativos: Que se logra con toda aquella información que incrementa la tecnología del conocimiento del recurso humano de la organización. Dicha información la obtenemos por medio de los Centros Educativos, Cursos y Revistas especializadas, Desarrollo Personal, entre otros. Tipos Información del Entorno Organizacional (Ambiental) Concepto: Entrada de información en la empresa procedentedel entorno. Captar información sobre el mercado permite responder a sus necesidades. Captar información tecnológica asegura explotar las posibilidades tecnológicas existentes en el entorno. El desarrollo de los activos invisibles como la capacidad de responder a las necesidades del mercado o la adquisición de habilidades tecnológicas, depende de la habilidad con que se maneje el flujo deinformación ambiental entrante en la Empresa. Las empresas tradicionalmente, por diversas razones han confiado mas en los procedimientos informales, pero varios factores las están obligando a cambiar de actitud: La globalización de la economía: Cada vez existen menos barreras fronterizas y todas tienen oportunidad de penetrar en el mercado mundial, las empresas ya no pueden seguir confiando en sus...