Reservacion

¿QUE ES EL DEPARTAMENTO DE RESERVACION?
El departamento de reservaciones tiene como fin apartar las habitaciones que un huésped requiera en determinada fecha y tiene la obligación de informar al huésped acerca de tarifas, tipos de habitaciones, mobiliario y equipo en habitaciones, servicios en el hotel, ciertos reglamentos en cuanto horario.
La persona encargada de este departamentodebe realizar de la mejor manera las ventas de habitaciones así que es importante ser amable con el cliente aunque este atrás de un teléfono.

MATERIAL DE TRABAJO PARA RESERVACIONES
El personal encargado de este departamento necesita de ciertos materiales para llevar acabo su trabajo de una manera más eficiente, beneficiando así al hotel y a quien realiza este trabajo.
Entre los materiales másutilizados son:
* Libro para el control de reservación
* Teléfono
* Calendario
* Computadora
* Lápiz
* Agenda
* Colores
* Goma y sacapuntas
* Directorio telefónico
* Clips
* Engrapadora
NOTA: El control de reservaciones puede ser computarizado o manual.

Los formatos impresos que se usan en este departamento son:
* Confirmación de habitación
*Cambio de habitación
* Reservación cancelada
* Recibo de deposito
* Solicitud de reembolso
* Relación diaria de depósitos recibidos
* Pronostico semanal de ocupación
* Pronostico mensual de ocupación
* Reporte de fechas abiertas y cerradas
* Notificación de paquetes

DATOS PARA TOMAR UNA RESERVACION
Para realizar una reservación se necesita ciertainformación sobre el huésped.
Los datos que necesitamos son:

* Nombre
* Fecha de llegada
* Fecha de salida
* Fecha del día
* Tipo de habitación
* Numero de pax
* Forma de pago
* Segmento
* Tarifa
* Observaciones
* Teléfonos
* Dirección
* Nombre del empleado
* Hora de llegada
* V.I.P.

El segmento se refiere al tipo de persona que llega alhotel o la persona que realiza las ventas:
DR: directo con reservación
WK: walk-in pax que llega sin reservación
GP: grupo
Cuando el personal de ventas realiza la venta de cierto número de habitaciones a esas habitaciones se les identifica con las iniciales de la persona que las vendió.
Nota: La palabra “pax” es el término que se utiliza para las llamar en las personas, solo se utiliza con elpersonal del hotel.

FORMAS DE PAGO
Cuando el cliente va a garantizar una reserva con tarjeta se le piden los siguientes datos:
* Tipo de tarjeta (VISA, MASTER CARD, AMERICAN EXPRESS)
* Numero de su tarjeta ( Son 16 dígitos ubicados en la parte de enfrente de la tarjeta)
* Fecha de expiración de la tarjeta
* A nombre de quien esta la tarjeta
* Números de seguridad:
Si latarjeta es VISA o MASTERCARD los números de seguridad se encuentran en la parte posterior de la tarjeta donde esta la firma y son los 3 últimos dígitos, cuando es una tarjeta AMERICAN EXPRESS los números de seguridad se encuentran enfrente y son 4 dígitos pequeños.
ABREVIATURAS DE TARJETAS DE CREDITO:
MC: Master Card
VS: VISA
AX: American Express

Depósito: Cantidades de dinero que el huespedo la agencia que hizo la reservacion envía para garantizarla. Estos depósitos se reciben y registran en un libro en la gerencia general en el departamento de reservaciones y contabilidad.
Rembolso o Paid-out: Es la devolución de dinero que el huésped o la agencia de viajes envió al hacer su reservación. Se llena el formato de reservaciones canceladas y se envía una copia al departamento decontabilidad junto con un formato de solicitud de rembolso.
Cortesías y descuentos: Como una estrategia de ventas algunos hoteles ofrecen descuentos y cortesías a los huéspedes.
Las cortesías consisten en no cobrar algún servicio como la tarifa de la habitación, algún desayuno, etc. También existen las cortesías cuando se le hace un obsequio al huésped como una canasta de frutas, canasta de dulces...