Secretariado gerencial

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CURSO: SECRETARIADO GERENCIAL

1. Establezca la diferencia entre la clasificación numérica y alfabética.
La Clasificación Numérica: es el sistema que sirve para clasificar todo el material mediante números progresivos asignados a cada carpeta, ofreciendo la ventaja de una lectura más rápida y fácil de comprender a primera vista.
La Clasificación Alfabética: es el sistema de distribución delos nombres de los archivos y carpetas según el orden alfabético, aparentemente es muy simple pero en su aplicación es muy compleja.

2. Explique la clasificación por orden geográfico, cronológico y por materias.
Clasificación por orden Geográfico: Este tipo de sistemas son apropiadas para las oficinas que funcionan como centrales y que cuentan con sucursales, que los servicios de correo oenvió de paquetes se deben presentarse en grupos y por zonas todos agrupados con idéntico destino, pueden destacarse por:
Provincia, ciudad y nombre.
Ciudad, provincia y nombre.
Región, ciudad y nombre.
Zona, ciudad y nombre.
Clasificación por orden cronológico: es el sistema que destaca la distribución de los documentos de acuerdo a la fecha de remisión o recepción de los mismos; puede serpor días, semanas, considerando como grupos principales los 12 meses del año. Pueden destacarse dos formas de clasificación:
* Cronológico Alfabético. Ejemplo:
Grupo 1. A – H
Grupo 2. I – M
Grupo 3. Ñ – Q, así sucesivamente.
* Cronológico numérico. Ejemplo:
2012 - enero
2012 – febrero
2012 – marzo, etc.
Este tipo de clasificación se utiliza para los registros de los documentosfinancieros como las facturas.
Clasificación por orden por materias: es una de las clasificaciones de documentos por el contenido del asunto, en grupos de 10, empezando por el cero y alfabéticamente por sistema de diccionario donde cada referencia se clasifica por su letra respectiva.

3. ¿Cómo se clasifican los dibujos, cartografías, planos y gráficos?
Dibujos y cartografías: se puede utilizardistintos sistemas de clasificación, su archivo depende de sus medidas, por lo común ultrapasan las medidas tradicionales, para este tipo de clasificación se detalla mediante títulos adheridos al margen más visible.
Planos y gráficos: es el sistema moderno de clasificación de documentos que permite ahorrar espacio y lograr una localización rápida de los documentos (planos y gráficos) y toda clasede documentos de mayor volumen que no caben dentro de los archivadores normales.
Se puede utilizar distintos sistemas de clasificación pero lo más usual es el índice numérico. La clasificación regular se establece por ejemplo por la situación en que se encuentra cada una de las obras u otros.

4. ¿Qué es el archivo y la archivística?
Archivo: un archivo es un conjunto de documentosestructurados que son almacenados en algún medio sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, recibido por cualquier persona o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de sus actividad y pueden ser conservados por creadores o sucesores para sus propias necesidades o transmitidos a instituciones de archivos.
La archivística: La archivística es el estudio teórico y práctico delos principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación, se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soportedocumental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).
La archivística se ha mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para...
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