Seguimiento de Proyectos

Seguimiento de proyectos
II Seminario Compradores
Noviembre de 2006

Contexto
• ¿Por qué hacer una presentación de
seguimiento de proyectos?
– Los plazos para el cierre de la ejecución de los
proyectos 2006
– son cortos y es necesario organizarse para alcanzar
a terminarlos bien
– Hay una percepción que muchos de los proyectos no
son capaces de traducirse en resultados concretos,con mejoras perdurables para los Servicios

Paradigmas en gestión de proyectos
Ingeniero

Artesano

Hacia una ingeniería de proyectos
• Estrategia
– Priorización de acciones
– Modelo Resultado > Objetivo > Meta

• Administración de los recursos
– Equipo de proyecto

• Gestión de los compromisos
– Promesas
– Reuniones de seguimiento
– Acta de acuerdos y compromisos

• Control deavance
– Carta Gantt
– Hitos y puntos de control
– Seguimiento de resultados

• Gestión del cambio

El concepto de estrategia

Priorizar y evaluar proyectos:
Factibilidad v/s Impacto

ALTA

Zona 2

Zona 1

Factibilidad de
implementación
Zona 2

Zona 3
BAJA

BAJO

ALTO
Impacto

Mapas mentales
• Herramienta para ordenar los elementos relevantes
• Facilita ladiscusión de ideas en forma gráfica y simple
• Ayuda a ordenarse y sistematizar las ideas

• Ejemplo: Gestión de proyectos
• Software: FreeMind (GNU)
– http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

Modelo ROM
Resultados > Objetivos > Metas
Resultados

•

¿Qué resultados
tienen que obtenerse
para satisfacer los
requerimientos?

Objetivos

•

¿Qué objetivos
debencumplirse para
evaluar
satisfactoriamente
cada uno de esos
resultados?

Metas

•

¿Qué indicadores
deben emplearse
para evaluar el
cumplimiento de los
objetivos?

•

¿Cuáles son los
estándares para
cada uno de estos
indicadores?

•

¿Qué tolerancia
podemos aceptar?

Administración de los recursos
• ¿Qué competencias/habilidades son requeridas para
desarrollar cadaactividad?
• ¿Cuánto tiempo/recursos se requieren?
– Humanos / físicos / financiero

• ¿Qué se disponen?
• ¿Cómo se distribuirán los recursos en el tiempo?
• ¿Cómo se interrelacionan los recursos con otras
actividades?
• ¿Cómo enfrentamos los retrasos de los proyectos?

Gestión de los compromisos:
Promesas
• Acción futura a desarrollarse
– Resultados medibles que se quieren obtener(condiciones de
satisfacción)

• Responsable único por el desarrollo de la acción
• Recursos para el desarrollo de la acción
– Humanos / Físicos / Financieros

• Forma y plazo en que se alcanzarán los resultados
– Carta Gantt
– Hitos y puntos de control

• Relación con otras actividades

Gestión de los compromisos:
Reuniones de seguimiento
• Planificación
– Periodicidad de las reuniones• Preparación de las reuniones
– Temas a tratar
– Duración de la reunión
– Asistentes

 Pauta de la reunión

• Roles
– Moderador
– Secretario
– Administrador del tiempo

• Seguimiento
– Acta de acuerdos y compromisos

Gestión de los compromisos:
Acta de acuerdos y compromisos
• Acuerdos
– Declaración que condiciona las acciones futuras
– “Rayado de Cancha”
– No involucraacciones específicas a desarrollar

• Compromisos
– Acción específica y concreta que debe ser desarrollada
•
•
•
•

Acción
Responsable
Plazo
Condiciones de satisfacción

Acta de acuerdos y compromisos:
Formato
Encabezado
Asistentes
Tema
Fecha
Lugar
Cuerpo
Acuerdos

Plazo

Responsable

Compromisos
Acción

Condiciones de
Satisfacción

Próxima Reunión
Temas a tratarFecha
Lugar

Control de avance:
Carta Gantt
Proyecto adopción de proveedores
ACTIVIDADES
Constituir equipo que abordará el proyecto
Comunicar a los involucrados
Diseñar actividades de campaña en detalle
Identificar principales áreas compradoras
Identificar principales proveedores de cada área
Definir actividades de difusión
Ejecutar campaña de difusión
Comunicar por escrito...