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LA GESTION SECRETARIALConcepto de gestión:

La palabra gestión implica, en el ámbito del trabajo, algo más que realizar tareas o trámites; este concepto alude, principalmente, a la acción de tomar decisiones de manera responsable y planificada, durante un proceso.

El concepto de gestión toma en cuenta todas las tareas y funciones al interior de un sistema, donde laspartes están relacionadas entre si. En este sentido, la empresa como sistema constituye un todo interrelacionado donde la gestión cobra su verdadero sentido, ya que las partes se necesitan unas a otras para generar sus productos y servicios, y las personas deben colaborar para lograr sus objetivos como grupo.�ámbitos en los que la secretaria ejerce su acción:

El modelo de gestión secretarial

Elproceso de transformación que en la actualidad experimenta el rol del secretario (a), se ve fuertemente influido por los significativos cambios que estén viviendo la organización moderna. El elemento mas importante de esta transformación se encuentra en la distinción entre lo que hemos denominado la realización de tareas versus la resolución de problemas, como así también la flexibilidad en lasresponsabilidades del cargo versus la rigidez en el cumplimiento de las funciones centradas en la tarea.

A partir de estas características construiremos un modelo de gestión secretarial que, sin duda, deberá ser adaptado por cada secretario (a) a la realidad de su trabajo.

Un modelo es una herramienta que nos permite entender el funcionamiento de las cosas. Es como un mapa que nos entregainformación de un territorio y nos orienta para movernos dentro de el. En este sentido, tres de los principios antes presentados nos servirán de gula en la construcción de este modelo.

A continuación revisaremos cada uno de los elementos del modelo, de manera que puedas reconocer aquellas características que te resulten más representativas.

El perfil:

Se entiende por "perfil" la descripciónque se hace de un cargo y las características personales que debe tener quien ocupa ese cargo.

Dentro de las características que debe poseer una persona para ocupar el cargo de secretario (a), al momento de ingresar a cualquier organización, destacan las siguientes

- Ser confiable, es decir, una persona que, considerando el conjunto de información que maneja, pueda discriminar la que esconfidencial respecto de la publica, y sepa reconocer quienes son los destinatarios de cada información.
- Ser asertiva, lo cual significa decir lo adecuado, de la manera adecuada, el momento y lugar adecuado, y a la persona precisa.
- Ser flexible, esto es, saber desempeñarse en distintos ámbitos haciendo buen manejo de diversas variables, y
- Ser organizada, que equivale a planificar de maneraefectiva los diversos pasos y secuencias necesarios para cumplir su objetivo.

El flujo de información

El secretario (a) es el principal encargado de que la comunicación entre las personas de su empresa fluya. Ella es, en este sentido, una facilitadora de la comunicación. Esto significa que no interpreta ni cambia la información, sino que la hace fluir entre los distintos agentes, de maneraefectiva y confiable, a través de los distintos medios con que ella cuenta.

La coordinación de agentes

Muy relacionado con el punto anterior, la coordinación de agentes se basa, principalmente, en un optimo manejo del flujo de información. El secretario (a) es uno de los principales encargados de coordinar, a través de la información, las acciones de las diversas personas que se relacionan conella, ya sea que estas pertenezcan a un nivel superior, igual o dependiente.

Las relaciones comunicativas.

Las más modernas teorías sobre la comunicación humana afirman que es imposible no comunicarse, ya que toda conducta que realicemos, cualquiera que esta sea, siempre será una comunicación. Esto significa que la definición de comunicación no esta dada solamente por lo que decimos...