Sistema alfabetico

“AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO”

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO

MONOGRAFÍA PARA LA ASIGNATURA DE TÉCNICAS DE ARCHIVO
PRESENTADO POR :
ARROYO GABINO, Paola
CASAS ZEVALLOS, Midory
CASTRO MAYTA, Milagros
HUARI VILLAFUERTE, Judith
PEÑA HINOJOSA, Julieta
VERASTEGUI QUISPE, Evelin
PRESENTADO A : Lic. Domitila ARANA ROMANI
SEMESTRE : IV
TURNO: DIURNO
SAN AGUSTÍN DE CAJAS
2011

Este trabajo va dedicado a nuestros padres por darnos el apoyo incondicional, y a la profesora por brindarnos sus enseñanzas para ser unos buenos profesionales.
INTRODUCCIÓN
En Archivonomia para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento de losexpedientes estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética. Por esto, será necesario identificar las unidades que forman parte de un titulo y desarrollan la habilidad en la ordenación alfabética, además de poder identificar aquellos títulos que, por su complejidad, se les tenga que hacer una referencia.

INDICE
PORTADA………………………………………………………………………...1DEDICATORIA…………………………………………………………………..2
INTRODUCCION……………………………………………………………...…3
INDICE……………………………………………………………………………4
DEFINICION 5
OBJETIVOS 6
VENTAJAS 7
DESVENTAJAS 7
REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS 8
REGLAS PARA ORDENAR ALFABÉTICAMENTE NOMBRES DE PERSONAS 11
REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE FIRMAS, INSTITUCIONES, COMPAÑÍAS, SOCIEDADES, ESCUELAS O EMPRESAS COMERCIALES 14
REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE INSTITUCIONES Y BANCARIAS 14
ELEMENTOSUTILIZADOS EN EL ARCHIVO 17
REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS 19
DOCUMENTACIÓN 20
CONCLUCION…………………………………………………………………..21
RECOMENDACIÓN…………………………………………………………….22

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO
DEFINICION
Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario.
Consiste en hacer una carpetapor cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético.
El Sistema alfabético sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte ala gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona.
Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2. Guardar de manera ordenada el material reunido.3. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles conmayor velocidad.

OBJETIVOS
Objetivo General
Identificar las reglas de clasificación alfabética con la finalidad de localizar con mayor rapidez expedientes y documentos.
Objetivo Específico
• Aplicar adecuadamente las reglas de clasificación alfabética para hacer de ellas un uso correcto.
• Dar a nuestros compañeros la información necesaria para llevar a cabo un proceso de archivo dedocumentos efectivo.
VENTAJAS
1. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial.
2. La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
3. Sencillez o simplicidad en...