Sistema de informacion gerencial

TEMA 11. LOS CONTROLES Y EL SIG

Definir estándares en los métodos y sistemas

Puntos y estándares críticos del control

Los estándares son puntos de referencia con los cuales se mide el desempeño real esperado.

Los puntos seleccionados para el control deben ser críticos en el sentido de que son factores limitantes en la operación, ya que ellos indican, mejor queotros factores limitantes, si los planes funcionan. Con esos estándares, los gerentes pueden manejar un mayor grupo de subordinados y, por tanto, aumentar el tramo de control con ahorros en los costos y mejoras en la comunicación.

Tipos de estándares para puntos críticos

Todo objetivo, toda meta de los programas de planeación, toda actividad de estos programas, toda política,todo procedimiento y todo presupuesto se convierte en estándares a través de los cuales se puede medir el desempeño esperado o real.

El trabajo lo realiza normalmente el personal de la plana mayor para ayudar a los funcionarios de la administración superior, intermedia y de primera línea en el trabajo productivo, en el establecimiento de la política a seguirse: en la formulación de losplanes, estructuras y procedimientos para la realización eficaz de las operaciones, con un costo mínimo (horas-hombre, materiales y servicios).

Lo importante para una empresa es que el funcionario se debe dedicar a una tarea específica, estudiar los asuntos y escribir las conclusiones; de esta manera tendrá que observar las diferentes alternativas de solución para los problemas de la empresa,facilitará la tarea de los ejecutivos de primer nivel, pues éstos sólo tendrán que tomar decisiones y no plantear soluciones. Esto es bueno, pues ellos no están en contacto directo con el problema; en cambio el funcionario medio tiene una relación y solución directa hacia y con el problema.

Al personal que emplea la técnica y conocimientos de organización y métodos se le conoce con elnombre de plana mayor de la administración, cuerpo consultivo o cuerpo de asesores. Su trabajo debe facilitar el de las operaciones.

La plana mayor de la administración está integrada por los jefes de los principales estamentos de la organización y por sus representantes inmediatos; pero también se puede considerar como tales a los supervisores o a personas de cualquier nivel dentro de laestructura de la organización cuya importancia, complejidad y variedad en el trabajo justifiquen que se utilicen sus servicios.

Controles administrativos

Los usuarios de negocios serían los responsables de establecer controles administrativos, los cuales son procedimientos organización formales para asegurarse que todos los demás controles generales y controles de aplicaciones seapliquen adecuadamente. Estos controles aseguran que las funciones de trabajo se diseñen para minimizar el riesgo de errores o manipulación fraudulenta de los activos de la organización. Por ejemplo, los individuos responsables de los sistemas operativos (que suelen pertenecer al departamento de sistemas de información) no serían los mismos que pudieran iniciar transacciones que cambiaran losactivos contenidos en éstos sistemas. Los controles administrativos podrían incluir políticas y procedimientos por escrito que establezcan estándares formales para Las operaciones del sistema de información, asi como responsabilidades formales y personales claramente especificadas. Los controles administrativos incluyen mecanismos para supervisar al personal implicado en los procedimientos de controlpara asegurarse de que los controles para un sistema de información se apliquen como se pretende.

Controles de personal

Controles de personal. Se pueden crear y poner en operación diversos controles de personal para tener la certeza de que sólo el personal autorizado tenga acceso a ciertos sistemas, a fin de prevenir errores y delitos relacionados con las computadoras. Los...