SISTEMAS DE INFORMACION

Sistemas de Información

El sistema de información (SI) es un conjunto de componentes que interactúan capturando, procesando y brindando información en apoyo de todas las actividades de la organización, especialmente para la toma de decisiones, la planificación y el control.
La base de toda información son los datos, pero no todos los datos sirven para la información. [1] Los datos seconvierten en información luego de procesarlos y generar una producción de sentido para el entorno al que atienden en ese momento. La información es la obtención de conocimiento acerca del comportamiento real de la organización, por lo tanto reduce la incertidumbre sobre su estado, constituyéndose así en un elemento vital para el desarrollo organizacional.
Los componentes que integran el SI, llevan acabo funciones tales como la captación, clasificación, transmisión, almacenaje, recuperación, transformación y presentación de la información.

No puede pensarse que en una organización un único SI puede satisfacer todas las necesidades de la empresa, la información varía con la naturaleza de trabajo que se realiza y los objetivos que se buscan. Así, la información que se requiere para afrontarla operación cotidiana de la organización (control de ventas, de cobranzas, de producción, de costos, etc.), tiene características muy específicas y responde obviamente a los requerimientos de los sectores que desarrollan cada una de las distintas funciones. Estas actividades por lo general son repetitivas y por lo tanto programables. Este tipo de información, que resulta útil para los gerentesoperativos, suele ser insuficiente para el manejo político y la adopción y control de las grandes decisiones organizativas. También las necesidades de la información dependen de su naturaleza interna y externa de acuerdo a su origen con respecto a la organización. Como ejemplo de información interna es la cantidad de productos que figuran en el inventario, los ingresos y egresos diarios, el costo dela mercadería. Como información externa se considera a la satisfacción del cliente, estrategias de la competencia, normas y leyes regulatorias por parte del gobierno, acciones de las ONG`s de defensa a los consumidores.
Asimismo toda organización brinda información a usuarios externos, como por ejemplo al gobierno en cuanto a sus ingresos y nivel de actividad, a las cámaras a las que seencuentra adheridas, a los proveedores, clientes, y al público en general en cuanto a su responsabilidad social. Toda organización es responsable socialmente en los siguientes aspectos: con la comunidad, con su personal y con el medio ambiente, y para cada uno de ellos debe rendir cuentas a través de la información de sus actos.

Factores de importancia para obtener una buena información

Cuando losresponsables de la toma de decisiones reciben información pueden encontrarla incomprensible, dudar de su veracidad, o creer que está incompleta entre otros factores, entonces van a pedir un reprocesamiento de la información o información adicional para tomar las decisiones, con una potencial posibilidad de perjuicio a los intereses de la organización al no tomar las decisiones a tiempo. Parasolucionar esto se solicita que la información tenga en cuenta los siguientes factores:

1) Claridad: La información debe ser clara y precisa, de tal manera que se pueda leer sin esfuerzo. El lenguaje técnico contable debiera ser evitado, a fin de permitir que los ejecutivos con escaso conocimiento contable puedan enterarse de los desarrollos más importantes que se producen en la empresa.
2)Amplitud: La información debe cubrir adecuadamente la actuación de toda la empresa y debe versar sobre los hechos esenciales.
3) Homogeneidad: La información debe tener unidad y coherencia. Es decir, que la que se eleve a la Dirección Superior debe estar respaldada - en forma más detallada - por la correspondiente a los niveles inferiores. Su diferencia consiste en que se presentara más...