Sistemas y procedimientos contables

1. Características generales de los Sistemas Administrativos.

1.1. Concepto.
Es una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen y sistema.

1.2. Elementos y características de los SistemasAdministrativos.

Los elementos que integran los sistemas administrativos son los que indican a continuación.

 Personas: Son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas administrativos y quienes actúan en la captura, procedimiento, almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la aplicación de esos sistemas.
 Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesariaspara la ejecución de los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos) donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de datos (teclados, scanners, códigos de barra): elementos de transmisión de información (redes locales o amplia, ruteadores, intrenets, extranets)
 Gestión delconocimiento: Comprende la detección, captura, almacenamiento, organización, recuperación y transmisión del conocimiento necesario para ese desarrollo.
1.2.1. Características:
 Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
 Globalismo o totalidad: Uncambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De este cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasis.
 Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de laaleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenamiento de ordenación del sistema.
 Homeostasis: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia aadoptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

1.3. Características generales de los sistemas de información administrativos.

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:

 Los datos: son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos,conceptos, entre otros. Un dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por si solo nos conduce a conduce a comprender un hecho o situación determinado.
 Información: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.
 Sistemas de información: recopila, organiza y distribuye datos, de modo queestos adquieren significado como información.
A continuación se da una definición sobre lo que es un sistema de información administrativa.
Según Murdick (1998), un S.I.A es:
“El sistema que examina y captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y la presenta en forma de información a los gerentes,proporcionándoles los medios para generar la información”
Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforme la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento....