Tab de reten docu







Tablas de retención documental 
• APLICACIÓN
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacer su difusión indicando:
Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento 
Instructivo para su aplicación 
Normas para organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina 
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las tablas deretención documental y el archivo general de la Nación. Por su parte ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
REQUISITOS
En atención a lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de RetenciónDocumental”, se debe entender que están obligadas a presentar tablas de retención y valoración documental al Archivo General de la Nación, los organismos del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva
El Archivo General de la Nación ha establecido como requisitos para la presentación de las Tablas de Retención Documental los siguientes:
• Organigrama actual. 
• Disposiciones legales,actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones). 
• Propuesta de tablas de retención documental (la TRD debe presentar una introducción donde se explique cuál fue la metodología utilizada para elaborarla). 
• Manual de Procesos y Procedimientos. 
• Acta del Comité de Archivo de la entidad avalando las TRD. 
•Comunicación de la entidad remitiendo las TRD al Secretario del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.
EVALUACIÓN
Si la entidad aún no cuenta con su Tabla de retención documental, requisito para la implantación de un programa de gestión documental debe proceder a:
Investigación preliminar sobre la institución (disposiciones legales, actos administrativos, decretosacuerdos, resoluciones), manual de funciones y de procedimientos, actos administrativos de creación de grupos y asignación de funciones.
PRIMERA ETAPA.: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/oactos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.
Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a lasdependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el finde racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para suconservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de...